Работа специалистом по закупкам

Что это за специалист

Организация любых закупочных процессов лежит на специалисте, который занимается приобретением товаров и услуг, необходимых компании. Кто такой менеджер по закупкам — это сотрудник организации, полностью отвечающий за снабжение организации в соответствии с ее потребностями.

В закупочной деятельности имеются два основных направления:

• приобретение товаров для обеспечения деятельности самой организации, например, канцелярией, спецодеждой для сотрудников, оргтехникой, офисной мебелью;
• приобретение товаров для дальнейшей реализации или производства. Розничные магазины покупают товары у оптовых поставщиков для последующей реализации и извлечения прибыли, а производственные организации закупают сырье для переработки.

Чем конкретно занимается менеджер по закупкам в организации, круг его обязанностей и прав устанавливают должностные инструкции, разрабатываемые и утверждаемые руководством компании.

Квалификационные требования

Закупочная деятельность в разных организациях различна: одни фирмы регулярно покупают сложные технические приспособления, сотрудничают с иностранными поставщиками и заключают международные договоры, а другим нужна только канцелярия и изредка новые компьютеры. Соответственно, и требования к специалисту, который обеспечивает процесс приобретения, будут различными у разных компаний: с приобретением бумаги для офиса справится и секретарь, а для томографа потребуется узкий специалист.

Общие требования, которые часто предъявляются, следующие:

• высшее образование экономическое или в сфере менеджмента или маркетинга;
• знание основ договорного права и документооборота;
• знание делового этикета, как письменного, так и устного, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений и разрешать конфликты;
• знание основ ценообразования;
• базовые знания бухгалтерского учета;
• аккуратность, пунктуальность, аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость, настойчивость.

Некоторые работодатели предъявляют и специальные требования:

• знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
• специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
• опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.

Роль отдела закупок

Отдел закупок воспринимается многими менеджерами как обычный центр затрат, который никак не влияет на финансовый результат компании. Но так ли это? Давайте дадим определение процессу закупок.

Как мы видим из определения несмотря на свою кажующуся простоту процесс закупко не такой простой и содержит в себе целый ряд условий которые соблюсти непросто

Если будет нарушено хотя бы одно из них то работа отдела закупок будет признана неудовлетворительной (и не важно кто в этом виноват)

Сам процесс закупок не живет сам по себе, а он очень тесно связан с логистикой (доставка товаров), финансами (взаиморасчеты с поставщиками), производством и продажами (которые собственно говоря определяют, что нужно закупать и являются обратной стороной медали).

Если смотреть с финансовой точки зрения то отдел закупок может сильно влиять на маржинальность бизнеса. Ведь:

• Правильная закупочная цена позволит увеличить маржинальную прибыль;
• Правильно подобранный товар позволит увеличить обороты;
• Правильно закупленное количество позволит удовлетворить запросы клиентов, но в то же время не будет «засорять» склад.

Из чего состоит работа отдела закупок? Вроде бы из ничего сложного: анализе остатков, формировании заказов, сверке счетов, оформлении накладных и т.д. Но все не так просто как кажется.

Основная функция отдела закупок — обеспечить магазин товарами, то есть сформировать ассортимент и его максимально оптимизировать. Не будет товаров — не будет чего продавать, нет продаж — нет денег, нет денег — нет компании.

Функции отдела закупок в компании:

• приобретение нужного товара по минимальной цене;
• поддержание высокой оборачиваемости запасов;
• обеспечение доставки товаров вовремя;
• обеспечение качественного товара и гарантий по товару от поставщиков;
• взаимодействие с надежными поставщиками;
• сотрудничество и взаимодействие с другими подразделениями компании;
• снижение доли расходов на транспортировку и заказ товаров;
• поддержка информационной базы по товару;
• внесение данных в корпоративную информационную систему (1С, ODOO, …)

Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, на эффективное использование оборотных средств, на удовлетворенность потребителей ценами и ассортиментом, на наполненность складов и эффективноть логистической цепочки, на затраты рабочего времени сотрудников многих отделов.

Менеджеры по закупкам распоряжаются большей частью выручки компании и непосредственно влияют на прибыль компании, но в то же время очень часто эти люди мало заботятся о прибыли компании и могут действовать во вред компании (закупая у нужных поставщиков, которые платят им «откаты»).

Закупки могут выступать источником рентабельности, особенно если:

• доля затрат в структуре затрат компании составляет больше 30%;
• есть колебания закупочных и продажных цен;
• закупщик влияет на то какой товар будет куплен;
• работа идет на рынке с высокой конкуренцией.

Как правило есть два способа увеличить прибыль: стимулирование оборота (продавать больше) или снижать затраты на закупку товаров (уменьшать себестоимость товаров). Но увеличение оборота не всегда означает такое же увеличение прибыли. Для того чтобы его увеличить компания должна понести допзатраты в виде маркетинговых активностей. А вот снижение закупочных цен может серъезно повлиять на прибыль. Тоже самое можно сказать и про оптимизацию логистических процессов.

Обычно отдел закупок эволюционирует вместе с компание и проходит несколько стадий

О том насколько эффективен этот отдел нам могут сказать ряд показателей:

• сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;
• уровень брака закупаемой продукции;
• доля закупок, совершенных вовремя;
• число ситуаций, когда нужных ресурсов не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;
• количество и причины изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок;
• число полученных и выполненных заявок;
• доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т. п.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Специфика документа

Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.

Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.

Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.

Права

Менеджер по закупкам вправе:

• требовать и получать от руководства подробную информацию по профилю своей деятельности, например, от объемах финансирования или приоритетных направлениях деятельности;
• иметь доступ к информационным ресурсам для получения и анализа коммерческих предложений;
• иметь достойные условия труда и оборудованное рабочее место;
• принимать решения в рамках своей компетенции;
• участвовать в переговорах с поставщиками от имени организации;
• подписывать документы, касающиеся закупочной деятельности, от имени организации, если такая привилегия предоставлена ему доверенностью руководителя;
• участвовать в решении организационных вопросов по своему профилю: организации документооборота по поставкам, подборе персонала, задействованного в приобретении товаров, планировании поставок.

Конкретный перечень прав менеджера определен его должностной инструкцией и зависит от уровня должности (начальник отдела, главный или ведущий менеджер), сфер деятельности фирмы и общих принципов организации труда в ней.

Автоматизация отдела закупок

Автоматизация закупок вносит существенный вклад в построение оптимальной операционной модели предприятия.

Сегодня автоматизация закупок уже перешла из разряда рекомендаций в обязательную составляющую бизнеса, позволяющую помимо всего прочего значительно сократить сам отдел закупок, в котором примерно треть сотрудников не представляет практической ценности для компании. Более того автоматизация гарантирует прозрачность всех контрактов и транзакций, а оставшимся сотрудникам сильно поможет в работе (автоматизация контрактов, скоринг поставщиков и прочее). Если поиск поставщиков, их оценка, заполнение бумаг и прочее в вашей компании все еще осуществляется вручную, и вы по каким-то причинам боитесь отдавать это все сразу на откуп автоматизации отдела закупок, реализуйте намерение постепенно – результат все равно будет виден невооруженным взглядом.

Сегодня рынок предоставляет массу решений для автоматизации отдела закупок, начиная от узкоспециализированных решений и заканчивая ERP системами. Среди всех решений представленных на рынке я могу рекомендовать ERP ODOO, которая является абсолютно бесплатной и в которой процесс закупок может быть тесно интегирован с логистикой, продажами и учетом.

Принципы составления инструкции

Поскольку действующее законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции, компании располагают широким спектром вариантов её составлению. Однако есть формальные стандарты, по которым в инструкцию включают четыре основных раздела, при необходимости добавляя к ним несколько (1-3) дополнительных пунктов.

Типовые разделы:

1. Общий раздел.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

К обозначенным разделам можно добавить и те, которые описывают должностные связи или, например, условия труда.

Инструкция распечатывается на корпоративном бланке. Её оформление стандартно: в правом верхнем углу помещаются данные компании и её директора, по центру указывается наименование инструкции, в нижней части оставляют место для подписи работника и её расшифровки, а также подписей иных лиц, если того требуют правила документооборота компании.

Общий раздел

Типовой раздел, посвященный описанию квалификационных требований к сотруднику, и содержащий информацию о том, кому сотрудник подотчётен.

Функции

В разделе прописываются те обязанности, которые возлагаются на сотрудника в первую очередь. К составлению их списка стоит подойти с максимальной ответственностью, дабы не перегрузить специалиста второстепенными задачами

Кроме того, важно учесть сферу деятельности компании и вытекающие из нее особенности работы закупщика

Во многих компаниях работают целые штаты специалистов по закупкам

В этом случае важно четко отделить функции одного специалиста от другого, чтобы не возникли путаница и дублирование обязанностей

Ответственность

Раздел посвящен описанию оснований, на которых специалист может привлекаться к ответственности. Здесь прописываются пункты ответственности в общей форме, а конкретные аспекты ответственности определяются в ходе юридического разбирательства.

Права

В разделе, помимо перечисления типовых прав, важно обозначить и специфические права, которые возникают ввиду особенностей закупочной деятельности в конкретной компании. Так, если предприятия ведут закупки по ВЭД или на основании ФЗ №44, то и права специалистов в них могут сильно отличаться

Должностные связи

Дополнительный раздел, крайне важный для должностной инструкции специалиста по закупкам. В процессе своей рабочей деятельности сотрудник должен взаимодействовать с менеджерами по продажам, бухгалтерами, а также другими сотрудниками и клиентами. Именно поэтому в данном разделе необходимо четко описать с кем, на каких основаниях и по каким аспектам должен взаимодействовать работник.

Инструкция приобретает юридическую значимость после подписания ее бланка сотрудником и руководителем компании. В зависимости от требований конкретной организации, может быть добавлена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, к примеру, начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить не обязательно.