Кто такой менеджер по закупкам

Кто такой специалист по закупкам

Здравствуйте! Меня зовут Малышева Ольга Владимировна, я из города Липецк. Мне 24 года, год из которых я тружусь на ниве закупок. Стаж не непрерывный – перешла на большую зарплату с заменой работодателя.

Мой родной город – Липецк.

Это такой человек, который обеспечивает склад продукцией на продажу, офис печеньками, если на то есть добро вышестоящего руководства. А еще часто исполняет аналитическую, поисковую, бумажную работу.

Если специалист отдела продаж должен минимизировать риски предприятия с не проданным товаром, то закупщик обеспечивает наполняемость склада, чтобы всегда было что продавать.

Что нужно уметь:

• как и в почти любой офисной должности, нужно уметь обращаться с базой 1С;
• уметь найти в Гугле все, что потерялось, в Яндексе – где купить дешевле (поставщики);
• купить все, что нужно, с деньгами или без;
• понимать процессы предприятия, логистику, сбыт;
• следить за документами, оформлять их;
• отстаивать свои решения перед начальством.

В каждой конторе закупщика обучают, везде есть тонна нюансов, которые прошлый опыт делают не очень значимым. Меня на первом месте обучили так: “Вот тебе пароль от базы, занимайся.”

Как получить эту должность и на какую зарплату рассчитывать

Впервые меня пригласили по знакомству, нужен был ответственный и исполнительный человек. Пригласил бывший начальник с другого места работы, где я трудилась оператором ПК. Тут главное – зарекомендовать себя хорошо и работа найдется сама.

Как трудовой единице без стажа, мне дали оклад в 20000 рублей. Если посмотреть по реальным заработкам в городе – неплохо, совсем неплохо.

Позже, я перешла в другую организацию, где заработок складывался из минимального оклада (12000 рублей) и выполнения KPI. Так как я жадная, то выполняла план, и на руки получалось уже 35000 рублей.

Все выплаты официальные, со всеми налогами и отчислениями, полным соц. пакетом, которыми впрочем, я не воспользовалась.

Переход на новое место работы

Собеседование на новое место длилось 10 минут. Сначала мы обсудили с директором мое резюме и невеликий опыт. Потом меня попросили рассказать, как я буду налаживать работу.

Я прошлась по обязательным пунктам, как вижу, попутно узнала про дополнительные обязанности и особенности. В процессе выяснилось, что сформировать отчет, который мне нужен, в 1С невозможно, так как нужно переделывать карточки товаров, добавляя несколько пунктов. Собственно меня тут же отвели на рабочее место, где я начала переделывать эти карточки. На следующий день меня уже официально оформили.

В обоих случаях, закупки не были отделом, то есть работала я одна, как сама себе боец и командир. Карьеру в таких местах не сделать. Если бы возникло желание расти дальше, то искать место либо главы отдела закупок, либо рядовую должность с возможностью роста.

Нужно учитывать все.

Обязанности тендерного специалиста: что нужно знать и уметь?

Специалист в штате, отвечающий за закупки, несет и определенную ответственность. От его грамотных и профессиональных действий будет зависеть заработок и развитие организации. Итак, функционал тендерного специалиста:

• следить за информацией и обновлениями на электронных площадках, в Единой информационной системе, СМИ;
• подбирать закупки, исходя из деятельности для своей компании, определять целесообразность участия;
• организовывать и контролировать все этапы участия в закупках;
• работать с заявками на соответствие требованиям, чтобы их не отклоняли;
• консультировать по оформлению всех бумаг для участия в торгах;
• уметь зарегистрировать компанию в ЕИС для дальнейшей аккредитации на электронных торговых площадках;
• следить за нововведениями и изменениями в области контрактного законодательства;
• контролировать ход торгов;
• вести переговоры со второй стороной не только устно и письменно, но и дистанционно в интернете.

Мы перечислили не весь перечень обязанностей специалиста по тендерам. Но уже по этому списку понятно, что на сотрудника возложена вся работа по сопровождению тендера от начала и до конца. От поиска закупок до полного контроля всего процесса.

Специалист по тендерам действует в рамках своей должностной инструкции, которую ему выдает руководство при приеме на работу, а также согласно распоряжениям руководства. Все свои действия сотрудник должен согласовывать с начальством до полного их одобрения.

Если же человек отвечает за работу тендерного отдела организации поставщика, то к вышеназванным обязанностям добавляются еще несколько:

• оформление необходимых для участия документов;
• формирование предложения согласно требованиям заказчика;
• расчет минимального порога допустимой цены для торгов;
• соблюдение условий и сроков участия в закупке.

Тендерный специалист – это многогранный человек, он должен обладать навыками юриста, экономиста, бухгалтера, делопроизводителя, менеджера. Если человек совмещает в себе все эти умения, то руководитель будет держаться за него всеми силами, ведь от него зависит финансовое благополучие компании.

Общие сведения

Работу над созданием документа можно поручить в компании юристу, специалисту по кадрам, делопроизводителю или другому специалисту, знакомому с принципами составления данных документов. Для уточнения обязанностей такой сотрудник может обратиться к непосредственному руководителю менеджера по снабжению — именно он имеет точное представление о его должностных функциях.

Также можно обратиться к «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», который был закреплен Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года №37.

Важно! Должностная инструкция может быть самостоятельным документом или приложением к трудовому контракту. В любом случае она не должна противоречить ему

Нормы по составлению документа отсутствуют в действующем законодательстве, однако работодатели придерживаются сложившихся в практике стандартов. Они связаны с содержанием документа, его структурой и оформлением. Обратимся к содержанию.

На каких факультетах учиться?

Факультетов и специальностей, которые выпускают менеджеров по закупкам, не существует, поэтому будущим специалистам следует ориентироваться на знания и навыки, которые необходимы для трудовой деятельности. На вакансию могут претендовать специалисты с профильным образованием (для строительной сферы — строительное и т. д.) или дипломом менеджера.

Университет «Синергия» предлагает тем, кто хочет работать менеджером по закупкам, обучение следующим специальностям: коммерция, управление проектом, менеджмент в разных сферах. Студенты изучают основы менеджмента, ценообразования и логистики, азы рыночной экономики и ее анализа, правовые отношения в торговой сфере, делопроизводство, учатся эффективно планировать расход, общаться с партнерами и вести переговоры. Длительность обучение — 4−4,5 года, после чего выпускник получает диплом государственного образца.

Карьерные перспективы

Снабженец — востребованная профессия. Реализоваться в ней есть возможность у тех специалистов, которые разбираются не только в тонкостях закупочной деятельности, но и в смежных вопросах. Нельзя добиться продвижения по карьерной вертикали без знания маркетинговых технологий и особенностей логистики.

Кроме того, рассчитывать на повышение нельзя без знания иностранного языка. Сделать карьеру можно, занимаясь самообразованием.

Реальная перспектива менеджера — стать директором по закупкам. Возможен также переход в смежную область: в логистику или в отдел продаж. Учитывая прежний опыт, можно рассчитывать на предложения от руководства возглавить данные структурные подразделения.

Достижения логиста в резюме

Опытному логисту всегда есть чем похвастаться перед потенциальным работодателем. Будь то собственная база транспортных компаний по определённому региону, успехи в снижении затрат на логистику, количество обрабатываемых ежедневно заказов на перевозки на предыдущем месте работы или организация логистики склада площадью 10000 квадратных метров с сотней сотрудников и 15000 наименований товаров.

Достижением можно считать и разработку собственной системы мотивации персонала, и организацию логистической цепочки «с нуля». Успехом можно считать и приобретение опыта организации международных перевозок. Упоминание самого факта уже говорит работодателю, что соискатель обладает определённым набором знаний и умений.

Примеры достижений в резюме логиста:

1. Ежедневная маршрутизация с обработкой от 50–60 заявок.
2. Разработал перевозку до г. Владивостока с минимальными затратами.
3. Автоматизировал учёт логистики нескольких фирм группы компаний с помощью программного комплекса TransTrade с модулем «Мульти-Фирма».
4. Собрал большую базу транспортных компаний, работаю с ТК напрямую.
5. Получил опыт логистики автопарка (60 единиц подвижного состава + 3 погрузчика).

Шаблон резюме

Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций начальник отдела снабжения обязан:

3.1. Руководство работой менеджеров отдела снабжения

3.1.1. Распределять среди менеджеров отдела ответственность за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы. 3.1.2. Рассматривать и утверждать предложения менеджеров отдела по закупке закрепленных за ними товарных позиций, исходя из экономических интересов фирмы.

3.1.3. Ставить цели и осуществляет расчет вознаграждения сотрудникам отдела в соответствии с установленным на фирме порядком. 3.1.4. Организовывать текущее взаимодействие своего отдела с другими отделами фирмы.

3.1.5. Обеспечивать своевременное исполнение всеми без исключения сотрудниками отдела издаваемых на фирме распоряжений, приказов, инструкций и т. д.

3.1.6. Поддерживать хорошие рабочие взаимоотношения внутри трудового коллектива.

3.1.7. Ежегодно разрабатывать предложения по совершенствованию организационной и кадровой структуры отдела снабжения, осуществлять мероприятия по профессиональному развитию сотрудников, повышению их мотивации. 3.1.8. Обеспечивать режим сохранения коммерческой тайны сотрудниками отдела снабжения согласно действующего положения.

3.2. Руководство и организация закупками товара по всему торговому ассортименту фирмы.

3.2.1. Определять порядок и процедуру закупки товара, критерии и нормы проведения сделок по закупке, определять и согласовывать порядок расчетов с поставщиками.

3.2.2. Контролировать состояние складских запасов по всем ассортиментным группам.

3.3. Формирование ассортимента, определение объема закупки и участие в ценообразовании. Обеспечение выполнения целевых показателей по марже, при сохранении конкурентоспособности выходных цен фирмы.

3.3.1. Совместно с отделом сбыта проводить оптимизацию закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов. 3.3.2. Изучать маркетинговую информацию и, коммерческие предложения с целью оптимизации существующих каналов закупок.

3.3.3. Совместно с финансовой службой вести учет затрат фирмы на закупку товара, регулировать затраты в пределах выделенного лимита (бюджета закупки).

3.4. Обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.

3.4.1. Готовить альтернативные варианты менее затратных и более прибыльных закупок.

3.4.2. Следить за предоставлением фирме наиболее выгодных и благоприятных условий по оплате.

3.5. Контроль и организация работ с производителями и поставщиками.

3.5.1. Принимать решения о необходимых фирме изменениях условий работы с конкретными поставщиками (о необходимых скидках, изменениях входных цен, условий оплаты, доставки, фасовки и так далее), а также решения о размерах дальнейших закупок или об их возможном прекращении, в случае необходимости согласует свои решения с заместителем директора.. 3.5.2. Контролировать и обеспечивать подготовку заключения договоров с производителями и поставщиками, согласовывать условия и сроки поставок, изучать возможность и целесообразность кооперации фирмы с другими предприятиями и организациями для получения более выгодных условий закупки.

3.5.3. Совместно с финансовой службой организовывать взаиморасчеты с поставщиками, следить за состоянием кредиторской задолженности предприятия, возникшей в связи с закупками товара. 3.5.4. Разрабатывать совместно с финансовой службой помесячный и еженедельный графики выплат поставщикам предприятия.

3.5.5. Организовывать претензионную работу с производителями и поставщиками при нарушении ими договорных обязательств, контролировать проведение расчетов по этим претензиям, согласовывать с ними изменения условий заключенных договоров.

Права

Менеджер по закупкам вправе:

• требовать и получать от руководства подробную информацию по профилю своей деятельности, например, от объемах финансирования или приоритетных направлениях деятельности;
• иметь доступ к информационным ресурсам для получения и анализа коммерческих предложений;
• иметь достойные условия труда и оборудованное рабочее место;
• принимать решения в рамках своей компетенции;
• участвовать в переговорах с поставщиками от имени организации;
• подписывать документы, касающиеся закупочной деятельности, от имени организации, если такая привилегия предоставлена ему доверенностью руководителя;
• участвовать в решении организационных вопросов по своему профилю: организации документооборота по поставкам, подборе персонала, задействованного в приобретении товаров, планировании поставок.

Конкретный перечень прав менеджера определен его должностной инструкцией и зависит от уровня должности (начальник отдела, главный или ведущий менеджер), сфер деятельности фирмы и общих принципов организации труда в ней.

Обязанности

В должностные обязанности менеджера по закупкам входит:

1. Составление плана закупок, согласно которому будет обеспечено постоянное наличие необходимого сырья, продукции или товаров.
2. Поиск новых поставщиков, предлагающих лучшие условия, чем имеющиеся.
3. Поддержание отношений с проверенными поставщиками.
4. Составление заявок на поставки.
5. Контроль процесса поставки.
6. Анализ рынка, предоставление руководству предложений по изменению ассортимента на более перспективный.
7. Контроль за количеством продаж и корректировка плана закупок.
8. Следить за рынком и отслеживать новые предложения поставщиков.
9. Следить за исполнением контрактов с поставщиками и не допускать возникновения задолженностей со стороны компании.
10. В некоторых случаях давать консультации продавцам о новых товарах.

Многие считают, что следить за наличием нужного сырья/продукции на складе означает просто забить их под завязку, договорившись с поставщиком о выгодных условиях. Но это не так. Этим вы свяжете свободные средства и увеличите расходы на складские услуги. Грамотный менеджер по закупкам понимает это, поэтому товары/сырье приходят на склады в то время и в том количестве, в котором они нужны. Это также сокращает размер оборотных средств и повышает прибыль компании.

У менеджера по закупкам может быть хороший карьерный рост

Права закупщика

Поскольку менеджер по закупкам при ведении переговоров с представителями поставщиков представляет интересы компании, ему должны быть предоставлены права:

• действовать от имени юридического лица в пределах полномочий и компетенции;
• получать бухгалтерскую информацию о кредиторской и дебиторской задолженности по требованию, включая просроченную и формулировку причин несвоевременного расчёта за полученную продукцию или товары;
• получать консультации юридической службы о правовых аспектах заключения сделок, находить совместно решения при возникновении вопросов;
• принимать участие в выборе поставщиков и групп товаров.

Наделёнными правами главного менеджера по закупкам не стоит злоупотреблять. Поездка в командировку с представительскими расходами должна оправдывать цель – заключение договоров, поиск нового рынка, заключение сделок на выгодной основе путём получения дополнительных скидок, а не преследовать собственные интересы.

Трудности или особенности

Принимая обязанности от другого человека этой должности, я столкнулась с тем, что действия происходят стихийно. Кто-то что-то попросил – мы купили, согласовали устно. Необходимо сразу очертить порядок: заявка, согласование и только потом затраты на закупку.

Я добивалась того, чтобы заявки присылали на электронную почту с максимально раскрытым ТЗ. Статус электронной почты приравнивала к внутреннему документообороту.

Вникая в работу, можно найти косяки эпического масштаба, которые нужно исправлять. Например, я обнаружила, что с каждой поставкой, дважды в неделю, происходил бой тары, пусть немного, но в течении двух лет. Склад каждый раз давал информацию об этом. По договору поставки, нужно было отправлять претензию поставщику, а по факту получалось небольшое списание после каждой инвентаризации.

Тара давалась поставщиком в аренду, учитывали, что она у нас. Для исправления ситуации я начала отправлять претензии по бою при доставке и одновременно закупать тару. Пришлось распределять эту нагрузку на долгий срок. Управляющему обосновала ситуацию и обещала, что за счет того, что теперь мы не будем бой списывать, на эти средства постепенно докупим необходимое.

Вопрос, который мне задают постоянно: про откаты. Не знаю, мне ни разу не предложили, может потому, что я и так слишком много хотела и никогда не предлагала их сама.

Какие навыки ему необходимы

Должностная инструкция специалиста по закупкам разрабатывается в зависимости от того, чьи интересы такой работник представляет: заказчика или организацию-участника торгов.

Подготовка и участие в торгах — вот чем занимается тендерный отдел потенциального поставщика. Должностные обязанности тендер-менеджера со стороны участника требуют наличия у сотрудника навыков поиска возможностей для участия в заказах. Если трудовой договор со специалистом тендерного отдела заключен организацией, участвующей в закупках, спектр необходимых умений и навыков выглядит так:

• мониторинг проводимых процедур;
• подбор оптимальных конкурсов для участия;
• комплектование требующегося пакета документов;
• оценка сформированного пакета на предмет соответствия установленным заказчиком требованиям;
• контроль сроков выполняемых участником конкурса процедур.

Получается, что в должностные обязанности менеджера по тендерам входит:

• мониторинг тенденций, которые складываются на специальных торговых площадках;
• обнаружение предложений по торгам, которые подходят для участия организации;
• определение целесообразности участия предприятия в конкурсе;
• формирование заявки для участия предприятия в конкурсных процедурах;
• контроль правильности оценки стоимости предметов заказа;
• контроль формирования сметы по заказу;
• разработка проекта спецификации по существенным условиям тендера;
• ведение переговоров с исполнителем для решения возникающих в ходе тендера вопросов;
• регистрация на специальных сайтах, являющихся торговыми площадками.

Список не является исчерпывающим. Но из него следует, что работник сопровождает тендер в течение всего процесса — от поиска конкурса до контроля торговых процедур.

Специфика документа

Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.

Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.

Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.

Образец должностной инструкции менеджера по закупкам

Поставив себе целью получить данную вакансию, соискатель должен тщательно изучить должностную инструкцию менеджера по закупкам. Она предусматривает малейшие нюансы работы.

В ней отражаются базовые обязанности:

• контролировать количество товаров на складе;
• обеспечивать их своевременное пополнение;
• осуществлять мониторинг рынка на предмет ценовых предложений;
• вести переговоры с поставщиками;
• держать на контроле перемещение заказанных партий товаров;
• контролировать соблюдение сроков отгрузки;
• инспектировать качество закупаемых товаров;
• держать на контроле выполнение заказа и своевременно информировать руководство о возникающих сложностях;
• инспектировать каждое новое предложение поставщика;
• своевременно выводить из ассортимента все товары, которые уже утратили актуальность для компании;
• обеспечивать наличие в компании рекламных постеров от поставщиков и ознакомлять с ними администрацию;
• оказывать поставщикам, а также потенциальным покупателям консультационные услуги относительно ассортимента товаров;
• изучать претензии от поставщиков;
• улаживать возникающие конфликты между поставщиками и руководством компании.

Кроме того, помимо собственно отслеживания товара и организации его закупки, менеджер должен постоянно вести переговоры с поставщиками, клиентами и партнерами.

Особого внимания заслуживают разделы инструкции, в которых оговариваются права и ответственность специалиста по закупкам.

Обязанность и ответственность

Лицо, состоящее в данной должности, несет ответственность за несоблюдение инструкций, касающихся сохранения любой конфиденциальной информации (например, коммерческой тайны). Как любой член коллектива, менеджер обязан соблюдать правила трудового распорядка и дисциплины. Он должен хорошо знать и выполнять требования противопожарной безопасности.

За любое отклонение от своих обязанностей, озвученных в инструкции, специалист по закупкам несет ответственность. Для него неприемлема халатность, а также несвоевременное выполнение профессиональных обязанностей.

Права

Спектр прав достаточно обширен. Прежде всего, он включает права действовать на рабочем месте в рамках своей компетенции и быть представителем предприятия на рынке, во взаимоотношениях с партнерами по бизнесу.

Данный перечень также включает в себя права:

• на профильную информацию для реализации поставленных задач;
• самостоятельное перераспределение материальных ресурсов в рамках производственной необходимости;
• внесение полезных предложений для оптимизации торгово-закупочных отношений;
• оповещение руководства о фактах обнаруженных нарушений;
• внесение предложений, направленных на устранение последствий допущенных нарушений.

Права менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам имеет полное право на: 3.1 Самостоятельное принятие решений в пределах своей области компетенции и зоны ответственности; 3.2 Получать любую информацию, которая касается отдела закупок как напрямую от департаментов, так и через своего руководителя; 3.3 Распоряжаться ресурсами компании в рамках, установленных ее уставом или иной внутренней документацией; 3.4 Выносить на рассмотрение руководства предложения об улучшении условий труда; 3.5 Своевременно докладывать руководству об обнаруженных проблемах и недостатках в работе и выдвигать предложения по их ликвидации; 3.6 Требовать от вышестоящих должностных лиц обеспечения надлежащих условий для выполнения своих должностных обязанностей.

Основные разделы должностной инструкции

Основным критерием при разработке должностной инструкции специалиста отдела закупок должно являться то, чтобы ее положения не противоречили трудовому законодательству. При написании этого документа следует учитывать стандарты, он обязан состоять из четырех основных разделов: общий раздел, функции, права, ответственность.

Общий раздел

Раздел, в котором указано, кому сотрудник подотчетен, а также квалификационные требования к специалисту.

Функции

Именно составление данного раздела с грамотно прописанными обязанностями позволит в дальнейшем исключить путаницу, дублирование функций, не позволит перегружать специалиста второстепенными делами

Особенно это важно при большом штате подразделения, когда полномочия и задачи надо четко разграничить. Также важно учесть сферу деятельности компании, так как она влияет на специфику работы закупщика.

Данный раздел содержит основания привлечения сотрудника к ответственности, но в общей форме. Только в ходе юридического разбирательства ответственность может принять конкретные формы.

Права

Ввиду особенностей закупочной деятельности предприятий по ВЭД или на основании № 44-ФЗ, работникам, помимо типовых прав, необходимо обозначить специфические права.

Работодатель имеет право дополнительно ввести еще несколько разделов, где будут более детально описаны принципы оценки сотрудника и условия труда.

Вследствие различной деятельности функции менеджеров отличаются, так как требуются различные знания при работе с государственными закупками, импортом или отечественными поставщиками. Следовательно, в индивидуальном порядке в должностную инструкцию менеджера отдела закупок, применяющего 44 ФЗ, в качестве требований необходимо прописывать как знание данного закона, так и лингвистическое образование при работе с импортом.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

Также дополнительный раздел «Должностные связи» наиболее важен специалистам по закупкам в их должностной инструкции. Так как в своей деятельности сотрудник часто коммуницирует с различными отделами, бухгалтерами, менеджерами, клиентами и другими специалистами, то ему необходимо дать четкое описание, с кем и по каким аспектам он должен взаимодействовать.

Только после подписания инструкции сотрудником и руководителем компании документ приобретает юридическую значимость. При необходимости, вызванной требованиями конкретной организации, может быть введена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, например начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить необязательно.

Получите персональный аудит отдела продаж от Сергея Азимова для 3-кратного роста продаж в 2021 году совершенно бесплатно

Проведем аудит Вашего отдела продаж по 24 пунктам и дадим четкий план по увеличению прибыли!

Функциональные обязанности менеджера по закупкам

Основные задачи менеджера по закупкам – вчерашнего специалиста отдела снабжения – обеспечить предприятие товарами, материалами, инструментарием, соответствующим критериям качества по минимально возможной цене, позволяющей фирме получить желаемый уровень прибыльности и рентабельности. Конъюнктура рынка, умение просчитывать на несколько ходов вперёд, исследование спроса и предложения – главный инструмент, которым должен владеть специалист и что должен знать менеджер по закупкам и моментально реагировать на изменения.

Предъявляемые требования могут различаться в зависимости от направления деятельности компании, положения на потребительском рынке, ассортимента реализуемых товаров или готовой продукции.

Но в целом функциональные обязанности менеджера по закупкам включают:

• обеспечение товарами, сырьём, комплектующими в необходимом ассортименте, включая документальное оформление;
• выполнение плановых показателей по объёмам, оборачиваемости, подборе товарной номенклатуры;
• составление заявок на поставки контрагентам, контроль движения товаров и дальнейших расчётов с поставщиками;
• мониторинг наличия товара повышенного спроса с целью недопущения дефицита;
• информирование отделов о группах товаров, перспективе дальнейших продаж;
• установление контакта с перспективными поставщиками с целью заключения договоров на систематические поставки, приводящие к получению дилерской скидки;
• участие в переговорах по заключению договоров с отсрочкой платежа, предоставления послепродажных скидок контрагентами на нереализованный в течение длительного времени «неходовой» товар;
• контроль товарных остатков в разрезе каждого поставщика ежедневно;
• постоянное изучение потребительского спроса и анализ поступающих предложений.

От того, кто занимается закупками в организации, зависит выбор поставщиков и групп товаров и материалов, играющих ключевую роль в производственных процессах и товарообороте. Ненадлежащее исполнение должностных обязанностей менеджером по закупкам приводит к неконкурентоспособности товаров на потребительском рынке, поскольку финишный момент выгодной продажи начинается со стартового – выгодной покупки.

Перспективы повышения

Без опыта работы получить должность менеджера по закупкам – возможность редкая. Новичков чаще всего берут на пост помощника снабженца, аналитика или оператора. По названию должности в различных предприятиях могут отличаться. Но круг обязанностей остается неизменным. Это заказ товаров, отслеживание его оборота (движения и остатков), мониторинг цен, а также аналитическая обработка информации.

Зарекомендовав себя с положительной стороны, новичок долго не задержится на должности помощника. Перевод на полную ставку может произойти даже через несколько месяцев после трудоустройства.

За 2-3 года менеджер с потенциалом развития вполне может получить должность руководителя отдела снабжения фирмы. Но на этом карьерный потолок не достигнут. Лучшие эксперты в области снабжения могут вырасти до финансового или коммерческого директора, а то и вовсе занять пост гендиректора предприятия.

Менеджер по закупкам работает в напряженном и довольно активном графике. Профессия будет интересна общительным людям, умеющим обращаться с документами, проводить анализ информации в короткие сроки, быстро реагировать на смену моды или потребительских запросов. При наличии подходящего образования и навыков, человеку не составит труда проявить себя в сфере закупок и подняться до руководящей должности в компании.

Кто такой специалист по тендерам?

Чтобы принять участие в закупках, нужно много в чем разбираться, владеть определенными знаниями и навыками. В крупных организациях управляет всем процессом специальный человек – тендерный специалист. Эта должность может быть в штате заказчика, поставщика и сторонней организации Руководители ценят хорошего сотрудника, который умеет выигрывать прибыльные контракты.

Профессия специалиста по тендерам вошла в обиход не так давно, но успела приобрести популярность. Резюме человека с опытом будет пользоваться большим спросом, и его охотно возьмут на работу в серьезную организацию. Более того, без сотрудника, обладающего определенными профессиональными знаниями, компания обойтись не может. Вся деятельность организации держится на работе тендерного специалиста, не застаивается на одном месте, а движется вперед.

Специалист по тендерам должен уметь найти закупку, подготовить весь пакет документов и выиграть контракт (для организации поставщика); или организовать и провести торги с целью выбора исполнителя (для организации заказчика); или оказывать комплексную/локальную поддержку по тендерному сопровождению (для сторонней организации)

Необходимость в данной профессии появилась на рынке относительно недавно. Законодатели сначала приняли 94-ФЗ в 2005 году, затем – 44-ФЗ, спустя 7 лет. Эти нормативы упорядочили проведение государственных закупок, постепенно переведя их в электронный формат. Тогда руководители организаций и пришли к пониманию, что для контроля всего хода закупочных процедур нужен специальный человек.

Тендерный специалист должен разбираться в огромном количестве информации. Только 44-ФЗ дает отсылки к более ста пятидесяти положениям и постановлениям. А 223-ФЗ предполагает знания закона «О защите конкуренции», гражданского законодательства, административного кодекса. Поэтому при трудоустройстве в организацию преимущества будут у человека с юридическим образованием, хотя хороший специалист не обязательно должен иметь юридическое образование.

Обязанности снабженца

Designed by prostooleh/Freepik

Итак, снабженец – это специалист, который отвечает за своевременное снабжение компании всем необходимым от бумаги и канцелярских принадлежностей до бензина для ведомственного транспорта.

На предприятиях эта позиция может называться по-разному: менеджер по закупкам, специалист по снабжению или просто снабженец. Сути обязанностей это не меняет.

Не зря говорится, что должность снабженца в компании – третья после директора и главного бухгалтера. У снабженца при его работе всего одна, но крайне важная задача: как купить нужное и при этом не переплатить поставщикам. При этом всё закупленное должно прийти точно в срок и в надлежащем качестве.

От умелости действий снабженца зависят и бесперебойность работы предприятия, и издержки на производство, и конечная стоимость продукции.

Если фирма небольшая, то снабженец находится в подчинении непосредственно у директора. При иных условиях – его руководителем является начальник отдела снабжения.

В обязанности снабженца входит:

• Регулярный мониторинг рыночных цен;

• Составление плана закупок и согласование его с руководством;

• Заключение или продление контрактов (тендеров, если речь идет о госучреждении) на поставки;

• Приемка товаров, оборудование и сырья, проверка его на соответствие контракту;

• Составление графика поставки сырья и товаров;

• Проверка всех параметров поставок на соответствие законодательству;

• Составление отчетов, рекламаций, актов, писем и прочих официальных документов.

При всем прочем менеджер по снабжению – это материально ответственное лицо. Хоть на всех документах и стоит резолюция директора, но закупки осуществляются от его имени, а деньги он тратит из бюджета организации. Вся работа снабженца находится под пристальным наблюдением, так что ему нужно быть крайне внимательным и уметь обосновать любые траты.

Чем закупки отличаются от снабжения

В этих двух понятиях обычно заключается путаница — какие функции есть у отдела снабжения, а какие у управления закупок. Фактически это одно и то же, какой-то профессиональной классификации нет. Но есть условное разделение, которое можно заметить в крупных компаниях:

• Закупки — это процесс получения материала, необходимого для производства конечной продукции, которая будет реализована.
• Снабжение — это обеспечение запаса, которое нужно для функционирования всего предприятия.

Исходя из этих объяснений, можно предположить, что закупки это скорее коммерческая, а снабжение — административная функция. Но деление формальное, поэтому нужно рассматривать каждый конкретный случай, учитывая внутренние документы и должностные инструкции в компании.