Должностная инструкция менеджера по закупкам

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Общее описание профессии

Снабженец — профессия, известная с давних времен. Это должностное лицо, которое отвечает за снабжение компании необходимыми материальными ценностями. Менеджер по закупкам выполняет практически то же самое. Однако к этой профессии предъявляются более широкие требования, среди которых — умение мыслить аналитически и быстро принимать решения.

Важность данного специалиста сложно переоценить, ведь место компании на рынке, ее рентабельность и успешность определяется оборотом материальных ценностей, во многом зависящем от слаженности работы отдела закупок. Причем найти нужные товары на рынке — это полдела

Они должны быть недорогими и отвечать высшим критериям качества. Решение такой задачи под силу только подготовленному специалисту

Причем найти нужные товары на рынке — это полдела. Они должны быть недорогими и отвечать высшим критериям качества. Решение такой задачи под силу только подготовленному специалисту.

Итак, в круг обязанностей менеджера по снабжению входит:

• поиск готового идти на компромисс поставщика;
• поиск требуемого объема товаров;
• оптимизация процесса закупок;
• быстрое и максимально точное определение качества предлагаемого товара;
• отстаивание цены, выгодной предприятию.

От специалиста по госзакупкам требуется умение выгодно взаимодействовать с государством.

Менеджер-снабженец может существенно упростить ситуацию с закупками. Для этого ему следует найти хорошего поставщика, готового поставлять качественные товары по самым низким ценам. Высшим профессиональным пилотажем считается умение добиться возврата нереализованной партии товаров. Ценится также способность заключать сделки с правом отсроченного платежа.

Требования

Ч. 6 ст. 38 44-ФЗ предполагает у специалиста по госзакупкам наличие соответствующего образования и определённых навыков в закупочной сфере. Также обозначен круг этих навыков, способствующих должным образом выполнять свои функциональные обязанности.

Уровням квалификации закупочных специалистов, которым в профстандарте присвоены порядковые номера, должны соответствовать определённое образование и должный опыт:

• № 5 — среднее с дополнительным профессиональным при отсутствии опыта;
• № 6 — высшее с доп. профессиональным и опытом не менее 3 лет;
• № 7 — высшее с доп. профессиональным и минимальным опытом 4 года;
• № 8 — высшее с доп. профессиональным и опытом минимум 5 лет.

Конкретно от специалистов в закупочной сфере требуется умение:

• качественно анализировать информацию;
• трудиться в условиях многозадачности процессов;
• оперативно принимать оптимальные решения;
• обрабатывать большие объёмы информации;
• качественно проводить деловые переговоры;
• работать на ПК и ориентироваться в ПО в пределах своей специализации.

Чтобы отвечать этим требованиям, закупочному специалисту необходимо обладать:

• аналитическим складом ума;
• способностью принимать правильные решения в стрессовых ситуациях;
• умением быстро вникать в большой массив имеющей я информации и вычленять из неё самое необходимое в данный момент;
• способностью быстро овладевать программным обеспечением по своему профилю.

Перспективы повышения

Без опыта работы получить должность менеджера по закупкам – возможность редкая. Новичков чаще всего берут на пост помощника снабженца, аналитика или оператора. По названию должности в различных предприятиях могут отличаться. Но круг обязанностей остается неизменным. Это заказ товаров, отслеживание его оборота (движения и остатков), мониторинг цен, а также аналитическая обработка информации.

Зарекомендовав себя с положительной стороны, новичок долго не задержится на должности помощника. Перевод на полную ставку может произойти даже через несколько месяцев после трудоустройства.

За 2-3 года менеджер с потенциалом развития вполне может получить должность руководителя отдела снабжения фирмы. Но на этом карьерный потолок не достигнут. Лучшие эксперты в области снабжения могут вырасти до финансового или коммерческого директора, а то и вовсе занять пост гендиректора предприятия.

Менеджер по закупкам работает в напряженном и довольно активном графике. Профессия будет интересна общительным людям, умеющим обращаться с документами, проводить анализ информации в короткие сроки, быстро реагировать на смену моды или потребительских запросов. При наличии подходящего образования и навыков, человеку не составит труда проявить себя в сфере закупок и подняться до руководящей должности в компании.

Какие документы регламентируют работу

Базовыми нормативными актами в сфере госзаказа являются:

• ФЗ от 05.04.2013 № 44-ФЗ;
• ФЗ от 18.07.2011 № 223-ФЗ;
• приказ Минтруда России от 10.09.2015 № 625н.

Документы определяют порядок действий по крупным блокам:

1. Подбор и назначение работника, соответствующего установленным требованиям.
2. Реализация функций сотрудника по направлениям:

• работа в госзакупках по планированию размещения заказов;
• осуществление процедуры;
• заключение, исполнение, изменение и расторжение контрактов.

Основной документ, который регулирует деятельность в сфере госзаказа, — должностная инструкция. Она устанавливает требования к умениям, навыкам и знаниям. Документ определяет права, обязанности и ответственность.

Вот как выглядит образец должностной инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ 2021 года:

Специалист по закупкам входит в десятку наиболее востребованных профессий в России

В преддверии выпускных экзаменов традиционно составляются рейтинги самых востребованных профессий в России. Один из таких рейтингов был составлен ВНИИ труда Министерства труда и социальной защиты России и размещен в Справочнике профессий. В рейтинге за 2019 год профессия специалиста по закупкам, находится на 6 месте. Рейтинг был составлен по итогам опросов и определялся по частоте упоминания той или иной профессии.

Наличие такого высокого рейтинга у специалиста в сфере закупок объясняется обязательностью наличия в органах власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждениях, государственных и муниципальных предприятиях как минимум одного специалиста в сфере закупок, но есть практика создания целых отделов по закупкам (контрактных служб). В масштабах всей страны эта профессия весьма востребована еще и потому, что имеется большая текучесть кадров в сфере закупок. Кто-то из специалистов меняет место работы, поскольку нашел более выгодные для себя условия работы и оплаты труда. Кто-то решил сменить сферу своей деятельности, не сумев освоится в сфере закупок, ведь работа в такой сфере требует от специалиста хороших знаний, умений, навыков в различных областях, а также личностных качеств (трудолюбие, пунктуальность, прагматизм, обучаемость). Некоторых пугают размеры административных штрафов, которые могут быть наложены на специалиста по закупкам за нарушение требований законодательства.

Вместе с тем, у данной профессии огромное будущее, поскольку сфера закупок весьма важна для государства, она позволяет эффективно расходовать бюджетные средства. Тем, кто раздумывает над будущей профессией следует присмотреться к специалисту в сфере закупок как возможному варианту. Надо отметить, что для работы сфере закупок кандидату на должность следует учесть наличие профессионального стандарта специалиста в сфере закупок, который определяет квалификационные требования к указанной профессии. Он был утвержден приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 625н.

Согласно указанного профстандарта в отношении специалиста по закупкам действуют следующие требования к образованию и обучению: Среднее, дополнительное профессиональное. Высшее (бакалавриат), дополнительное профессиональное. Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное. Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное. При этом дополнительное профессиональное образование должны быть именно в сфере закупок.

А также определены сроки опыта практической работы в сфере закупок в зависимости от уровня квалификации. Для пятого (начального) требований к опыту нет. Для шестого уровня опыт работы не менее 3-х лет. Для седьмого опыт работы не менее 4-х лет . Для восьмого уровня опыт работы не менее 5-и лет, в том числе на руководящих должностях не менее 2-х лет.

Квалификационные требования

Закупочная деятельность в разных организациях различна: одни фирмы регулярно покупают сложные технические приспособления, сотрудничают с иностранными поставщиками и заключают международные договоры, а другим нужна только канцелярия и изредка новые компьютеры. Соответственно, и требования к специалисту, который обеспечивает процесс приобретения, будут различными у разных компаний: с приобретением бумаги для офиса справится и секретарь, а для томографа потребуется узкий специалист.

Общие требования, которые часто предъявляются, следующие:

• высшее образование экономическое или в сфере менеджмента или маркетинга;
• знание основ договорного права и документооборота;
• знание делового этикета, как письменного, так и устного, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений и разрешать конфликты;
• знание основ ценообразования;
• базовые знания бухгалтерского учета;
• аккуратность, пунктуальность, аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость, настойчивость.

Некоторые работодатели предъявляют и специальные требования:

• знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
• специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
• опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.

Права

Менеджер по закупкам вправе:

• требовать и получать от руководства подробную информацию по профилю своей деятельности, например, от объемах финансирования или приоритетных направлениях деятельности;
• иметь доступ к информационным ресурсам для получения и анализа коммерческих предложений;
• иметь достойные условия труда и оборудованное рабочее место;
• принимать решения в рамках своей компетенции;
• участвовать в переговорах с поставщиками от имени организации;
• подписывать документы, касающиеся закупочной деятельности, от имени организации, если такая привилегия предоставлена ему доверенностью руководителя;
• участвовать в решении организационных вопросов по своему профилю: организации документооборота по поставкам, подборе персонала, задействованного в приобретении товаров, планировании поставок.

Конкретный перечень прав менеджера определен его должностной инструкцией и зависит от уровня должности (начальник отдела, главный или ведущий менеджер), сфер деятельности фирмы и общих принципов организации труда в ней.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Права закупщика

Поскольку менеджер по закупкам при ведении переговоров с представителями поставщиков представляет интересы компании, ему должны быть предоставлены права:

• действовать от имени юридического лица в пределах полномочий и компетенции;
• получать бухгалтерскую информацию о кредиторской и дебиторской задолженности по требованию, включая просроченную и формулировку причин несвоевременного расчёта за полученную продукцию или товары;
• получать консультации юридической службы о правовых аспектах заключения сделок, находить совместно решения при возникновении вопросов;
• принимать участие в выборе поставщиков и групп товаров.

Наделёнными правами главного менеджера по закупкам не стоит злоупотреблять. Поездка в командировку с представительскими расходами должна оправдывать цель – заключение договоров, поиск нового рынка, заключение сделок на выгодной основе путём получения дополнительных скидок, а не преследовать собственные интересы.

Должность снабженец как правильно

Профессиональный специалист способен принести компании прибыль и вывести ее на совершенно новый уровень.

Определять режим перевозки скоропортящихся и опасных грузов, следить за соответствием тары перевозимым грузам, размещением грузов при транспортировке, контролировать соблюдение требований техники безопасности при проведении погрузочно-разгрузочных работ.

Список обязанностей снабженца предприятия зависит от специфики работы фирмы и официальной должностной инструкции, заверенной работодателем.

Проверять состояние груза, принимать меры по замене материальных ценностей в случае обнаружения наружного брака.

Список обязанностей снабженца предприятия зависит от специфики работы фирмы и официальной должностной инструкции, заверенной работодателем.

В некоторых организациях обязанности снабженца фактически выполняет логист, хотя, конечно, есть определенные особенности работы. Ведущий специалист по материально-техническому снабжению предприятия принимае участие в составлении и заключении договоров поставок по материально-техническому снабжению и снабжению продовольственными товарами.

Как видно из должностной инструкции, обязанности у снабженца велики и ответственны. Именно поэтому к нему предъявляются и особые требования в плане профессиональных знаний и умений.

Еще стоит отметить, что такой специалист – один из первых, кто контактирует с поставщиками. Именно поэтому он должен уметь вести переговоры, выгодные для предприятия, и поддерживать отношения с поставщиками.

В нём представлены все основные нормативно-правовые акты для этих сфер деятельности — от кодексов до ведомственных правил и инструкций.

Определяет на основе технически обоснованных нормативов и расчетов потребность организации в запасных частях, оборудовании, материалах, сырье, топливе и других ресурсах. Участвует в составлении проектов текущих и перспективных планов материально-технического снабжения организации, составляет отдельные части этих планов, готовит расчеты и обоснования к ним.

У нас работники снабжения назывались: начальник отдела материально-технического снабжения (ОМТС), ведущий инженер ОМТС, инженер по комплектации ОМТС и товаровед ОМТС.

Так же в интернете можно видеть, что иногда эта должность называется «менеджер по снабжению» или «менеджер по закупкам в строительстве».

Оформляет документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывает контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для их доставки.

Разрабаты­вает и реализует мероприятия по организации и созданию сети сбыта то­варов (разработка и построение каналов движения товаров к потребите­лям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми пред­приятиями, иными посредниками; развитие дилерских отношений).

Снабженец находится в подчинении у начальника отдела материально-технического снабжения, заместителя начальника отдела материально-технического снабжения; иного должностного лица.

Оформлять документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывать контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для их доставки.

Снабженец должен знать:— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся работы компании;— права и обязанности работников и режим их работы;— правила внутреннего трудового распорядка;— правила и нормы охраны труда; правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности.1.5.

Как показывает практический опыт, без наличия в штате менеджера, который выполняет роль снабженца, осуществить уровень сбыта на должном уровне становится невозможным. Для того чтобы решить все вопросы, связанные с обеспечением логистической деятельности, и существует должность снабженца. Отметим, что спрос на данную профессию является очень большой.

Менеджер по закупкам или снабженец играет значимую роль в любом торговом бизнесе. Будь то небольшой магазинчик продуктов или огромная промышленная компания. Кроме снабжения предприятия качественными и «ходовыми» товарами, эксперт должен заниматься и другими смежными делами. Должность закупщика подходит далеко не всем.