Добро пожаловать, или как создать идеальное welcome-письмо

Содержание:

Систематизируйте процессы
Прием №6 – институт наставничества
Разработка Welcome! тренинга
Как проводить Welcome-тренинг для новых сотрудников
- Периодичность и продолжительность Welcome-traininga
Прием №3 – опросы
Прием №1 – обучение
Еще раз о важном: зачем писать текст на главную страницу?
Прием №7 – обратная связь от руководителя
Какие блоки и информацию использовать?
«Ой, опять эти продавцы курсов вайтишникам…»
От теории к практике: типы welcome-писем
Популярные статьи
Формы проведения

Систематизируйте процессы

Когда количество новых сотрудников в месяц не превышало 50 человек, у нас была возможность проводить с ними почти индивидуальное обучение: собирать группами и рассказывать о том, как устроена компания и рабочие процессы внутри. Сейчас у нас от 300 новичков в месяц, которые находятся в разных городах.

Для нас очень важно сохранять то, что мы дотрагиваемся до каждого. Без выстроенной системы адаптации это невозможно было бы сделать

Она универсальна: ее проходят как менеджеры розничной сети, так и топ-менеджеры.

Первое, что получает от нас новый человек в команде, — приветственное письмо на корпоративную электронную почту, в котором сотрудник может ознакомиться с регламентами, важными ссылками и корпоративными справочниками. Далее в течение двух недель он проходит очный или дистанционный welcome-тренинг в формате квеста. После этого еще две недели новичок изучает на портале видеоматериалы о нас и проходит тестирования.

В первые дни работы нового сотрудника знакомят с наставником и выдают лист с целями, которые нужно достичь для прохождения испытательного срока. Сотрудники офиса вместе с наставником проходят погружение в различные подразделения, а менеджеры отдела продаж — еще и обучение по продукту и продажам с последующими аттестациями.

Благодаря нововведениям нам удалось повысить количество успешно адаптировавшихся сотрудников в пять раз. В процессе разработки системы адаптации участвовала команда из пяти специалистов.

Прием №6 – институт наставничества

Добро пожаловать!

Пожалуй, наиболее эффективный инструмент, который можно использовать для налаживания плодотворного сотрудничества между новыми и давно работающими сотрудниками. Наставничество не менее сложно, чем система KPI с точки зрения внедрения. Но позволяет добиться высоких результатов как никакой другой.

В рамках наставничества у новичка в коллективе появляется некий старший товарищ, который непосредственно знакомит его с правилами и нормами компании, разъясняя все нюансы и аспекты, помогает решать профессиональные, организационные и другие, возникающие в процессе деятельности, вопросы. Все это вместе помогает новому человеку не только существенно быстрее адаптироваться, но и минимизирует ошибки при выполнении работы.

Функция наставника – передать необходимые для работы в компании профессиональные навыки и умения, научить выполнять новичка работу так, как требуется на его должности. Это делегирование профессиональной компетенции, которое проводится в два этапа. На первом это обучение и совместное выполнение работы, по принципу «делай как я». На втором – самостоятельное выполнение работы новым сотрудником, проверка ее наставником и совместная работа над ошибками. Второй этап повторяется до тех пор, пока новичок в полной мере не овладеет навыком, после чего он может работать самостоятельно.

Оценка полученных от наставника знаний может проводиться с помощью теста, цель которого – выявить уровень овладения профессиональными технологиями и определить зоны, которые необходимо проработать дополнительно.

Наставничество, как правило, подкрепляется материальными и нематериальными стимулами. К материальным факторам относится надбавка за выполнение функция наставника либо процент от заработной платы. С точки зрения нематериальной мотивации – наставничество может выступать одним из условий должностного продвижения, т.е. способствовать карьере.

Так, например, в компании «Скинкеа» проводится ежегодная аттестация штата. И принятие сотрудником на себя функции наставника способствует развитию таких компетенций, как: «Развитие других сотрудников коллектива», «Лидерство». Высокая оценка этих компетенций влияет на итоговый балл аттестации. Его величина служит основанием для изменения заработной платы и/или повышения в должности.

Разработка Welcome! тренинга

Добро пожаловать в обновленную систему дистанционного обучения!

К подготовке «Welcome! Тренинга»
важно привлечь специалистов и руководителей разных подразделений. Она должна включать следующие этапы:
1

Уточнение целей курса и ожидаемых результатов.
2. Определение структуры и содержания программы. Для этого можно провести фокус-группу или интервью среди тех сотрудников, которые работают в организации сравнительно недавно (полгода, год) и могут подсказать, дефицит какой информации они испытывали, когда только пришли в компанию.
3. Подготовка содержательной части тренинга, определение продолжительности и формы проведения. На этом этапе нужно выделить интересные примеры из жизни компании, составить список вопросов для интерактивного обсуждения и подготовить раздаточные материалы.
4. Оценка курса. Как было указано выше, «Welcome! Тренинг» не является тренингом в его привычном понимании, поэтому процесс оценки может включать всего два шага:
§ фиксирование реакции новичков: понравилась ли им форма проведения программы, все ли было понятно и т.д. В конце обучения участникам можно предложить для заполнения небольшую анкету, так называемый smiles-тест, включающий не более 7–10 вопросов;
§ проверка знаний с использованием тестов о продукте/ услугах, если в этом есть необходимость.

Пример

В «Московской Ореховой компании» дважды в год для персонала департамента продаж проводится Турнир по ассортименту. Его цель – проверка знаний об основных характеристиках производимой продукции. В назначенный день (дата объявляется заранее) каждый сотрудник заполняет один из вариантов теста, в котором предлагается ответить на 10 открытых вопросов. После проверки и выставления баллов рассчитывается средняя оценка по подразделению. Отдел, ставший победителем, получает право выбрать коллективный приз в рамках запланированного бюджета.

Как проводить Welcome-тренинг для новых сотрудников

Добро пожаловать в электронную энциклопедию сибгму

Welcome-тренинг – это вводный курс для новых сотрудников. В рамках адаптационной и вводной программы на начальном этапе рационально провести своеобразный тренинг, который не рассматривается в привычном понимании этого слова.

Скачайте документы по теме:

Если в программе примут участие представители руководства, новички воспримут это позитивно. В структурных подразделениях
при отсутствии возможности принять участие в вводном обучении первых лиц рационально подготовить видеообращение к участникам генерального директора или его заместителя. Узнайте, как комбинировать разные формы обучения и

Основную часть Welcome-traininga проводит сотрудник по работе с персоналом, подбору и адаптации под непосредственным руководством руководителя HR-службы. О выпуске продукции, предоставлении соответствующих услуг рассказывают маркетологи, технологи, другие специалисты, которые принимают непосредственное участие в производственном процессе.

Блок, разъясняющий кадровую политику предприятия, проводят специалисты HR-отдела, ведущие специалисты других отделов или цехов. Чтобы завоевать большее доверие новичков, стоит рассказать историю развития предприятия, истоки традиций, которые стали неизменными.

Рассказ о социальной политике доверяют председателю профсоюзной организации. Мотивация новых сотрудников закладывается на первоначальном этапе, затем происходит приобщение к традициям, корпоративной культуре и поведению.

сведения о компании. В этом блоке новичков знакомят с прошлым, настоящим и будущим предприятия. Сотрудников необходимо ознакомить с историей создания, миссией, стратегическими приоритетами и целями на соответствующий период. Рационально рассказать о структуре и ключевых фигурах, об основных клиентах, партнерах, об освещение основной деятельности в средствах массовой информации, о сложившихся корпоративных мифах и об истории успеха. Не стоит использовать презентации. Расставить акценты в рассказе поможет последовательное повествование;

следующий блок рационально посвятить рассказу о выпускаемой продукции или оказываемых услугах. В общую информацию включают сведения о соответствующем сегменте рынка, позициях на рынке и конкурентах. Если сотрудникам, которые только что трудоустроились
, в дальнейшем придется работать с постоянными и новыми клиентами, к разработке этого блока не стоит относиться формально

Важно изначально определить объем подаваемой информации и глубину подачи такого материала;

о корпоративной культуре и традициях рассказывают подробно. Новичкам разъясняют принципы, нормы, основные положения, принятые Корпоративным кодексом. Подробно разъясняют стандарты в сфере дресс-кода и делового этикета, рассказывают о проводимых мероприятиях, поздравлениях, правилах делового этикета и сложившихся негласных традициях;

в блоке о корпоративной политике в сфере управления персоналом доносят информацию о том, какие возможности предоставляются сотрудникам в сфере профессионального роста, развития карьеры, системного вознаграждения, рассказывают об условиях работы. Рационально провести экскурсию по отделам, цехам или структурным подразделениям, филиалам, дать возможность новичкам пообщаться с теми, кто на протяжении многих лет работает в организации и может на своем примере показать развитие карьеры. Если организовать экскурсию затруднительно, готовят слайды, где показан полный цикл производственного процесса;

на заключительном этапе демонстрируют полнометражный фильм о становлении организации
, выпуске продукции, изменениях технологического процесса, модернизации производства. Это может быть просто подборка историй в повествовательном стиле. Подготовку такого фильма рационально доверить профессиональным специалистам.

Периодичность и продолжительность Welcome-traininga

Продолжительность Welcome-тренинга зависит от объема подготовленной информации и от размера компании. Программа может длиться несколько часов или дней. Адаптационный курс под названием «Добро пожаловать в компанию!» может занять до пяти рабочих дней. Необходимо учитывать, что один курс адаптационной программы не может занимать более, чем несколько часов в день. Полезная статья: Ставить перед сотрудниками
. Это развивает лучше, чем тренинг

Планируют занятия на определенные дни недели. Все остальное время новички адаптируются на рабочем месте. В это время рационально к ним прикрепить наставника и бадди, которые будут поддерживать новых специалистов в самом начале работы, и вводить в курс повседневной жизни.

Прием №3 – опросы

Регулярные специальные опросы в период испытательного срока, которые могут проводиться как в анонимной форме, так и в открытой, помогают определить уровень удовлетворенности нового сотрудника, выявить его ожидания, проблемы и дать ему обратную связь.

Опрос позволяет понять удовлетворенность множеством факторов на новом рабочем месте:

самим рабочим местом,
характером задач,
уровнем ответственности,
системой мотивации
,
системой управления,
корпоративной культурой,
определить ожидания в отношении карьеры, обязанностей или функционала.

Опрос позволяет выявить области, которые могут быть самим сотрудником не осознаваемы

Роль HR в этом случае – объяснить новичку непонятные моменты, дать ответы на вопросы, подсказать, как лучше действовать в той или иной ситуации, и обратить внимание на возможности, которые предлагает ему компания

Прием №1 – обучение

Залогом успешной и быстрой адаптации нового человека в коллективе служит его обучение
, цель которого – дать как можно больше информации о компании, сделать систему работы прозрачной и понятной, продемонстрировать ценности компании, ее ожидания. Понимание основных ценностей, которые разделяют другие сотрудники, становится тем фундаментом, на котором можно строить профессиональные и личные коммуникации с коллективом.

Обучение может проходить в форме тренингов
, презентаций и с помощью обучающих материалов. Буклет новичка позволяет в доступной форме донести до нового сотрудника свод правил и действий, принятых в компании, нормы поведения, общения и прочие важные моменты корпоративной культуры. Его главная цель – помочь при социальной адаптации.

Еще раз о важном: зачем писать текст на главную страницу?

Хороший текст на главной – это в первую очередь грамотный и внимательный продавец. Кто еще расскажет о вашем продукте или услуге и буквально за руку подведет к покупке?

Но это Интернет, а не офлайн-точка продаж, тут лишние приветствия не нужны, не тратьте драгоценное время пользователя на бесполезные расшаркивания, затертые клише и водянистые портянки текстов.

Клиенту хватит буквально пары секунд, чтобы понять, интересна ему страница или нет. Одного яркого дизайна, красивого логотипа и простого перечисления товаров недостаточно. «Добро пожаловать» или «Рады вас видеть» тоже привлечь человека не помогут. Вам нужно заинтересовать посетителя так, чтобы он не закрыл сайт и не ушел к конкурентам

Да и важность текстового фактора для ранжирования никто не отменял

Без качественных, интересных текстов ни об оптимизации, ни о пользе для посетителей не может идти и речи. Хочется верить, что этот факт все приняли и усвоили.

Прием №7 – обратная связь от руководителя

Этот этап адаптации имеет смысл проводить ближе к концу испытательного срока, когда уже становятся известны предварительные результаты деятельности сотрудника на новом рабочем месте.

Результативность профессиональной деятельности сотрудников наиболее объективно отражает система KPI, при которой у каждого члена коллектива существуют свои собственные показатели эффективности. Наиболее объективную комплексную оценку качеств сотрудника можно получить, основываясь на конкретных компетенциях, принятых в компании, и характерных для должности.

В компании «Скинкеа» это оценка методом «360 градусов», которую дают коллеге сотрудники и руководители разных отделов. Основываясь на ее результатах, результатах профессионального теста, значениях KPI, данных опроса, сотруднику предоставляется обратная связь от непосредственного руководителя. В ходе нее фиксируются сильные, согласно компетенциям, стороны новичка и определяются зоны дальнейшего роста.

Определить, качественно ли проводится адаптация или нет, поможет статистика увольнений по итогам испытательного срока, в том числе, по причинам ухода, которые они указывают при финальном анкетировании.

Резюмируя, можно сказать, что ситуация с налаживанием успешного взаимодействия между старожилами и новичками во многом зависит от культуры, традиций, сформированных в коллективе. На эти факторы можно и нужно влиять на уровне руководства, внедряя корпоративные стандарты, задавая такие правила в коллективе, когда уже с первых дней устанавливается эффективное взаимодействие между старыми и новыми сотрудниками на основе корпоративных стандартов.

«Welcome! Тренинг»
(или Вводный курс «Добро пожаловать в организацию!») – это хороший шанс «влюбить» новичка в компанию. Данный курс – не тренинг в привычном понимании этого слова: он не направлен на отработку каких-либо навыков. Его цель, помимо передачи знаний об организации и существующих в ней порядках, – сформировать и повысить лояльность новых сотрудников к компании.

Какие блоки и информацию использовать?

Вернемся к примеру выше. Итак, вы живете в Московской области и хотите обзавестись собственным домом.

Что вас интересует больше: причины, по которым люди стремятся переехать за город или непосредственно красивый и экологичный коттедж с гарантией 10 лет?

Вы уже ищете компанию, которая возведет жилье. Согласитесь, текст от Капитана Очевидность про одни из самых востребованных видов коттеджей, старания строителей создать комфортные условия проживания и еще пару абзацев подобной информации читать никто не будет

Для информационной статьи такие сведения может еще и подойдут, при условии, что все клише и шаблоны будут заменены на что-то действительно важное, а вот для «фасада» сайта – точно нет

И совсем другое дело, если вы сразу увидите, где именно работает компания, какую гарантию на дом дает, из какого бруса коттедж возводит, почему такой материал круче представленных на рынке аналогов и когда вообще строители к работам приступить могут.

К сожалению, в сознании многих людей текст – это только полотно информации и никак иначе. И представленный во втором примере сайт вызовет массу негодования – что, мол, это какая-то ерунда, нарезка предложений, симпатичный дизайн и все. Так вот, это текст =) И как раз тот, который работать будет – продуманный, структурированный, с понятными и полезными для клиента сведениями.

Именно отдельные смысловые блоки помогут разложить все по полочкам в сознании клиента. Выдавать информацию нужно дозировано, в небольших объемах и удобном для восприятия виде.

Писать текст на главную страницу нужно только исходя из специфики и целей вашего бизнеса, а также потребностей и поведения аудитории. В противном случае на главной будет красоваться проходной шаблон, который пользы не принесет.

Максимально полный список блоков при написании текста на главную страницу выглядит так:

заголовки;
теглайн в шапке;
УТП и текст в первом экране;
описание товара \услуги;
цены и их обоснование;
преимущества с упором на выгоды клиента;
гарантии;

сертификаты\документы;
наглядные и подробные кейсы;
схема работы;
акции\скидки\спецпредложения;
информация о сотрудниках компании;
отзывы;
дополнительная важная и полезная информация;
слайдеры;
призыв к действию.

При этом ни в коем случае не нужно задействовать абсолютно все из этого списка. Выбирать следует с умом и использовать 5-6 наиболее актуальных блоков. Понятно желание рассказать все, сразу и побольше, но перегружать страницу информацией не стоит, надо сосредоточиться на основном.

«Ой, опять эти продавцы курсов вайтишникам…»

Я уже почти свыклась с тем, что в среде профессионалов к сфере онлайн-образования относятся весьма скептически. Мол, они продают то, что любой толковый человек вполне может нагуглить сам и выучить бесплатно, а кто не может — тому не место в индустрии, пусть ищет своё призвание в другом месте.

Ну вы поняли к чему тут Томми из «Большого куша»? Мы тоже можем в самоиронию.

Безусловно, можно выучить всё до приемлемого уровня самостоятельно, но для этого нужно обладать высоким уровнем мотивации, самоорганизации и планирования. Думаю, у многих найдётся какой-то курс, который они начали и не закончили. Также скепсис связан с косяками игроков этого рынка (сотни их). То деньги медленно возвращают, то отзывы на своём же сайте припишут известным людям без их ведома. Ошибки есть практически у всех. Но обидно то, что негативное отношение всегда выходит на первый план, а значительные усилия больших команд, в которых центральная фигура — это эксперты-практики в конкретной сфере, остаются незамеченными. И получается вариация известной присказки: «Высказываться про онлайн-школы либо плохо, либо никак». А впрочем ладно, этот пост не для того, чтобы жаловаться. Скепсис есть, он часто обоснован, точка. К чему вообще этот пост?

От теории к практике: типы welcome-писем

Вроде все понятно, но как это реализовать? Чтобы пазл в вашей голове полностью сложился, представим приветственные письма от 5 популярных компаний, а заодно осветим маркетинговые «крючки», на которые они цепляют потенциальных клиентов.

Маркетологам «ПосудыЦентра» мысленно даю пять: в одном письме им удалось совместить приветствие и форму подтверждения подписки.
Дизайн: незамысловатый и не вызывающий вау-эффекта. Однако письмо структурировано очень грамотно: иконки и кнопки СTA не теряются на общем фоне, призыв предельно ясен, информация о скидке выгодно выделяется.
Маркетинговый крючок: промокод на скидку 15%, который действует всего 24 часа. Отлично реализованы триггеры «Жадность» и «Спешка» – руки так и тянутся что-то заказать. Неизвестное слово «триггер» вас сейчас смутило? Тогда пора прочесть эту статью.
Стилистика: увы, непонятно, какой будет общий тон рассылки, от кого будут приходить письма и с какой периодичностью.

Письма от потрясающего издательства Манна, Иванова и Фербера как рижский бальзам в морозный зимний день – прочтешь и сразу на душе так тепло.
Дизайн: лаконичный – никаких цветов «вырви глаз» и неуместных иллюстраций. Только белый фон, черный шрифт, голубой цвет для обозначения ссылок и яркие обложки книг.
Маркетинговый крючок: две книжки бесплатно. Учитывая, что ценник на МИФовскую литературу иногда заставляет громко и печально вздыхать, то такой подарок кажется поистине царским. Кроме того, МИФу всего в 4 предложениях и одной инфографике удалось рассказать о себе и убедить, что они действительно необычное издательство.
Стилистика: не рассылка, а песня! Несмотря на огроменные письма, которые МИФ отправляет, читать эти сказочные полотна одно удовольствие. Welcome-письмо – не исключение. Уже после первого абзаца кажется, что МИФ – твои старые школьные друзья, которых ты не видел 100 лет, а сейчас судьба снова свела вас вместе.

В письме популярный университет интернет-профессий также отправляет доступ к личному кабинету, но эту часть мы вырезали. Думаем, вы понимаете почему. =)
Дизайн: как и в предыдущем примере, все очень просто. Но при этом дизайн не кажется скучным из-за ярких логотипов и голубых ссылок.
Маркетинговый крючок: тот самый личный кабинет – Нетология сразу побуждает установить пароль и перейти к работе. Отдельный плюсик за «список ожиданий от рассылки» и удобную навигацию – можно заглянуть в интересующие разделы сразу из welcome-письма.
Стилистика: очень дружественный стиль написания (милое «привет» и смайлик сразу располагают к дальнейшему прочтению), при этом про уважительное «вы» не забыли.

Если бы мне предложили выбор: познакомиться с любой звездой или с маркетологом Авиасэйлс Дашей, я бы выбрала второй вариант. Подпишитесь на рассылку крупнейшего поисковика дешевых билетов, и вы поймете причину моей глубокой симпатии к этим ребятам.
Дизайн: непривычно не видеть в приветственном письме странненьких единорогов, коими славится Aviasales, но горы/море/пустыни/поля и взлетающий самолет тоже прекрасно вписываются в общую концепцию.
Маркетинговый крючок: можно разу переходить к следующему пункту, потому что УТП Авиасэйл – это их стиль написания. Читаешь и искренне веришь, что в их блоге можно действительно найти все, что нужно начинающему путешественнику и прошаренному трэвел-блогеру.
Стилистика: хлесткая, звучная, хайповая, вызывающая ехидную улыбку и восхищенный возглас «ай да, Авиасэйлс, ай да сукины дети»!

Несмотря на то, что рассылка ориентирована на родителей, чьи детки собираются учить английский, подписалась на Skyeng исключительно для себя. Да, я люблю мультики от Дисней, а игровой способ обучения мне кажется самым эффективным. И нет, мне не стыдно

Дизайн: сдержанный и при этом привлекающий внимание – картинки с любимыми героями Дисней сделали свое дело.
Маркетинговый крючок: сразу несколько уловок, на которые лично я попалась. Мысленно поставила в голове галочку, что письма будут приходить по субботам, запомнила, что преподавательница – моя тезка, и оценила методику преподавания

Но отдельное спасибо за возможность сразу попрактиковать свой инглиш – выучить полезные фразы, узнать перевод новых слов и выполнить первые задания.
Стилистика: к Кате сразу проникаешься и начинаешь ее уважать, все-таки будущий учитель как-никак! Приветственное письмо даже напоминает речь преподавателя – все четко, по полочкам, без лишних рассуждений и глупых хиханек-хаханек.

Формы проведения

«Welcome! Тренинг»
может быть представлен в одной из следующих форм:
1. Аудиторный
.
Это классический вариант вводного обучения. Его преимущества для новичков – живое общение как со старожилами организации (сотрудниками, проводящими обучение), что дает возможность получить ответы на все интересующие вопросы, так и с новыми работниками из других подразделений (опыт показывает, что люди, пришедшие в компанию одновременно, часто заводят приятельские отношения и держатся вместе).
2. Электронный курс
(e-learning). Такая форма обучения рекомендуется, если:
§ на предприятие одновременно трудоустраивается много новых сотрудников;
§ обучается персонал удаленных филиалов.
В настоящее время на рынке есть много компаний, предлагающих услуги по разработке электронных версий адаптационных курсов (которые готовят и периодически обновляют сами специалисты службы персонала главного офиса). Стили таких программ могут быть самыми разными: от строгого (преимущественно для банковских, финансовых структур) до веселого (тренинг в виде игры или мультфильма).
3. Смешанный вариант.
Включает как аудиторные занятия, так и элементы электронного обучения. Именно данный формат сегодня самый популярный. Объясняется это тем, что он позволяет создавать сбалансированные программы: специалисты службы персонала определяют, какая часть информации может быть изучена новичками самостоятельно, а когда целесообразно живое общение с опытными сотрудниками.