Как писать письмо на английском языке — структура, оформление и примеры

Структура электронного письма на английском языке: тонкости и хитрости

Итак, вы учли все советы из предыдущего раздела. Теперь вам осталось, собственно говоря, написать само письмо. Как это сделать?

У электронных писем есть определенная структура, которой стоит придерживаться. О ней мы расскажем далее.

12. Укажите тему письма

Удивительно, конечно, но многие люди игнорируют этот момент. А ведь надо не просто указать тему письма, но и сделать это максимально конкретно.

Например, тема «Вопрос» — это не путь мудрости, а вот «Вопрос о расписании на пятницу группы №123» — это уже куда как лучше. Так получатель сможет понять, о чем письмо, даже не открывая его.

13. Начните с подходящего случаю приветствия

Вежливость — наше все, а потому обязательно начните электронное письмо с подходящего приветствия. Если вы хорошо знаете адресата, а письмо ваше скорее неформальное по стилю, то можно обойтись чем-то вроде “Hey ”.

Чтобы не прозвучать официально, вполне подойдут “Hi ” или “Hello ”.

Если же вы не очень хорошо знаете получателя (например, когда пишете запрос в техподдержку), то можно написать что-то вроде “To Whom It May Concern”.

Обратите внимание, что, как правило, после приветствий в английском языке идет запятая. Согласно различным авторитетным источникам (например, сайту Business Writing) после приветствия в личных письмах, в том числе и электронных, ставится запятая, тогда как точка ставится после приветствия в деловых и официальных письмах

Впрочем, на практике никто и на запятую не обидится, если вы вдруг забудете это правило.

14

Обращайте внимание на пунктуацию. Каждое предложение должно начинаться с большой буквы

Обязательно ставьте точки или другие подходящие знаки препинания в конце каждого предложения

Каждое предложение должно начинаться с большой буквы. Обязательно ставьте точки или другие подходящие знаки препинания в конце каждого предложения.

Это вроде бы и мелочи, но именно из мелочей и складывается общее впечатление.

15. Подумайте, где будет место для обмена любезностями

Если вы знаете человека, которому пишете электронное письмо, то не лишним будет оставить в письме и немного места для обмена любезностями и непринужденной беседы ни о чем. Например, тут можно спросить о здоровье родственников, общих друзьях или общих увлечениях. Вопрос лишь в том, когда и где написать об этом?

Автор этой статьи предпочитает переходить к таким разговорам о погоде и прочем после обсуждения деловых вопросов. Если автор просит в письме об услуге, то сперва он излагает свою просьбу, а затем начинает вести светскую беседу.

Впрочем, у других людей и в других культурах все может быть иначе, и тогда сперва придется поговорить обо всем и ни о чем сразу, а затем уже переходить к делу. Иными словами, учитывайте, кому вы пишете.

16. Не начинайте письмо, если не знаете, как вы его закончите

Составляя электронное письмо, не упускайте из вида цели и задачи, стоящие перед вами. Если вы задаете вопрос, то основной акцент в письме должен стоять именно на нем. Если вы просите об одолжении, то необходимо очень четко написать, о чем именно вы просите и как именно получатель письма может помочь вам.

Представьте себя на месте адресата: смогли бы вы сразу же понять, что именно вам нужно сделать в ответ на такое письмо?

17. Отделяйте абзацы друг от друга пустыми строчками

Если вы проигнорируете этот совет, то у вас получится огромная стена текста. Не жалейте усилий, нажмите пару раз кнопку «Ввод», чтобы отделить абзацы друг от друга. Так получателю будет гораздо проще читать ваше письмо.

18. Подходящим случаю образом завершите ваше письмо

Кое-какие примеры вы найдете ниже, но обязательно убедитесь, что вы попрощались подходящим случаю образом. Иными словами, если вы пишете письмо боссу, то заканчивать его словами «С любовью, <ваше имя>» не стоит.

Да-да, не стоит заканчивать письмо любимой бабушке словами «С уважением и на надеждой на дальнейшее сотрудничество, <ваше имя>». И уже тем более не используйте текст «<ваше имя>» вместо, собственно, вашего имени. А если вас зовут Райан Ситцман, то обязательно свяжитесь с автором этой статьи — он хочет открыть клуб своих полных тезок.

Итак, теперь давайте применим все эти советы на практике!

Письмо о сотрудничестве

Подобным письмом вы должны убедить владельца другого бизнеса сотрудничать с вами. Ваше предложение должно быть четким, должно ясно иллюстрировать преимущества вашей коллаборации и предлагаемые условия

Именно поэтому стоит уделить пристальное внимание составлению предложения о сотрудничестве

Выделим главное:

• начинайте с обращения к потенциальному партнеру по имени;
• представьтесь сами (ваше имя, чем вы/ваша компания занимаетесь, что предлагаете и чего ожидаете от партнерства);
• если задач у вашей партнерства несколько, то обязательно каждую из них поместите в отдельный абзац;
• фактами и цифрами докажите преимущества сотрудничества.

Образец письма о сотрудничестве

From, A. Smith,  ABC Center Date: 31 october 2019 To, Smart City Center New York Subject: business proposal Dear, {person`s name}. Hello, I`m Adam Smith, senior manager from ABC Center. Our company has been selling automobile spare parts for construction equipment and trucks throughout Russia for 15 years. We have established an effective dealer network and supply the products of manufacturers to about 100 different stores and repair shops.  We offer you beneficial cooperation in the sale of your goods. In case of positive decision, please contact us at the indicated numbers. Looking forward to hearing you back. A.Smith.

От: А. Смит, АВС Центр Дата: 31 октября 2019 Кому: Смарт Сити Центр Нью-Йорк Тема: деловое предложение Уважаемый, {имя получателя}. Здравствуйте, меня зовут Адам Смит, главный менеджер компании АВС Центр. Наша компания уже 15 лет занимается сбытом автомобильных запасных частей для строительной техники и грузовых авто по всей России. Мы наладили эффективную дилерскую сеть и снабжаем продукцией производителей около 100 различных магазинов и ремонтных мастерских. Предлагаем вам взаимовыгодное сотрудничество по реализации вашего товара. В случае положительного решения просим связаться с нами по указанным телефонам. С нетерпением жду вашего ответа. А. Смит.

Как начать письмо на английском – приветственные клише

Само содержание письма начинается непосредственно с обращения к собеседнику. И здесь возникает дилемма: как тактично и вежливо назвать адресата? Все зависит от конкретной ситуации и степени знакомства с собеседником. Рассмотрим типичные случаи и характерные для них слова связки в английском языке.

Вежливые обращения
№	Персональные обращения	Многочисленная аудитория
1.	Если мы имеем представление о собеседнике, то можем обратиться к нему, используя обозначения статуса по-английски в комбинации с указанием фамилии. Dear Mr*. Brown, … Уважаемый мистер Браун, … Dear Ms. Peterson**, … Уважаемая госпожа Петерсон, … Такой формат приемлем для делового письма на английском.	Для приветствия нескольких лиц используется вежливая форма с существительными во множественном числе: Dear partners, … Уважаемые партнеры, … Dear heads of departments, … Уважаемые начальники отделов, … Dear colleagues, … Уважаемые коллеги, …
2.	Если личные данные адресата нам не известны, то можно употребить нейтральные: Dear Sir, … Уважаемый сэр, … Dear Madam, … Уважаемая мадам, … Подобные конструкции используют при обращении к фирмам и компаниям: Dear Imperial Tobacco Group plc, … Уважаемая группа компаний Imperial Tobacco, …	При обращении к широкой публике, начало письма может выглядеть следующим образом: Dear Sirs and Madams, … Уважаемые дамы и господа, … Ladies and Gentlemen, … Леди и джентльмены,…
3.	Если неизвестен пол лица, то следует воспользоваться составной комбинацией: Dear Sir or Madam, … Уважаемый господин или госпожа… Если известны персональные данные, но не ясен пол адресата, рекомендуется воспользоваться вежливой формой, опустив сокращенное обращение: Dear K.L. Gridd, … Уважаемый(ая) К.Л. Гридд, …	Если ваше деловое письмо на английском предназначено для массовой рассылки, то вы начнете текст с фразы: To whom it may concern***: Всем, кого это касается: Канцелярский вариант перевода: По месту требования: На русском звучит не очень, но для делового английского это стандартная и часто встречающаяся фраза.
4.	Вышеприведенные формы используются как приветствие в рамках официального общения. Для неформального круга близких друзей и приятелей чаще встречаются стандартные слова связки c именем: Dear Lucy, … Дорогая Люси, … Hello John, … Здравствуй, Джон, …. Hi Pamela, … Привет, Памела, …	Если письмо предназначено для двух лиц, то следует вежливо обратиться к ним обоим: Dear Mr. Trust and Ms. Roberson, … Дорогие господин Траст и госпожа Роберсон… Если допустимо неформальное общение, то выражения могут быть более простыми: Dear Nick and Jessica, … Дорогие Ник и Джессика, … Hello Bob and Mary, … Привет Боб и Мэри, …

*Важно отметить, что обращения всегда пишутся в сокращенной форме, недопустимо применение конструкций Mister, Mistress + фамилия и т.п. **Для обращения к женщине также могут использоваться слова Mrs и Miss, подчеркивающие ее семейное положение: Mrs – замужняя, Miss – незамужняя

Однако, чаще используется нейтральное Ms

**Для обращения к женщине также могут использоваться слова Mrs и Miss, подчеркивающие ее семейное положение: Mrs – замужняя, Miss – незамужняя. Однако, чаще используется нейтральное Ms.

***Обратите внимание на пунктуационные знаки. Во всех обращениях это запятые, но в данной конструкции всегда используется двоеточие

Причем предложение не продолжается, а с новой строки автор начинает основной текст письма.

To whom it may concern: This is a letter of recommendation for Daniel Smith.

По месту требования: Это рекомендательное письмо для Даниэля Смита.

Итак, мы узнали множество способов, как начать письмо на английском для деловой переписки или личной. Рассмотрим комбинации, которые позволяют по-английски кратко выразить суть и вежливо завершить послание.

Преимущества электронной почты

Электронное деловое письмо оформить куда быстрее и проще обычного. Однако некоторые сообщения могут не открываться и это минус.

Если вы хотите быть уверены в доставке своего обращения, то не забудьте проконтролировать процесс и поставить галочку в окне с обратным уведомлением.

В зависимости от того кому вы пишете, и зачем, вам может понадобиться отправить письмо с живой подписью, заверенные документами с печатью (хотя скан копии никто не отменял). Тогда, разумеется, выбор очевиден.

Но помните, что электронная почта — это экономия денег в отличие от писем, которые требуют потребления бумаги. Она в большинстве случаев, бесплатна, в то время как вы должны оплатить доставку, обычного делового письма заплатить за марки и за сохранение окружающей среды. Помните о деревьях!

А также не забывайте нашем специальном курсе «Бизнес английский», где вы сможете уточнить все непонятные вам нюансы связанные с формальным английским напрямую у опытного преподавателя. Take your chances and be acknowledged!

10 видов бизнес-писем

Типичные коммерческие (рекламные) письма начинаются с сильного заявления, чтобы привлечь внимание читателя, поскольку цель сводится к тому, чтобы побудить его к действию. 

Такие письма включают в себя призывы, подробное описание пользы для читателя, последовательность принятия мер, а также номера телефонов или ссылку на сайт.

Письмо-поручение (письмо-заказ). Order Letter.

Письма-заказы отправляются потребителями производителю, продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.

Официальное письмо на английском должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.

Информация об оплате также иногда включается в письмо.

Письмо-жалоба (рекламация). Complaint Letter.

Для тех, кто не в курсе, рекламация — претензия на низкое качество товара с требованием возмещения убытков. Слова и тон, которые вы решите использовать в письме-жалобе, могут быть решающим фактором при его рассмотрении.

Будьте прямы, но тактичны, и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы руководство вас услышало.

Письмо по урегулированию споров. Adjustment Letter.

Такое письмо обычно направляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация располагает в пользу клиента, то начните письмо с этой новости.

Если нет, придерживайтесь фактологического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.

Письмо-запрос. Inquiry Letter.

Письма с запросом задают вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении такого вида письма, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам.

Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

Письмо-напоминание. Follow-Up Letter.

Обычно это рекламное письмо, посланное вслед за другим (в случае непоступления заказа, например). Такие письма обычно отправляются после определенного вида начального сообщения.

Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за оформление заказа, бизнесмен, проводящий обзор результатов встречи, или человек в поисках работы, задающий вопрос о статусе своего заявления.

Зачастую такие письма представляют собой комбинацию из благодарственной заметки и коммерческого письма.

Рекомендательное письмо. Letter of Recommendation.

Потенциальные работодатели часто запрашивают у кандидатов такие письма, прежде чем нанимают их.

Этот тип письма обычно представляет собой отзыв предыдущего работодателя (либо сотрудника) о соискателе с профессиональной точки зрения.

Письмо-подтверждение. Acknowledgment Letter.

Письма-подтверждения действуют как обычные квитанции. Компании посылают их, чтобы сообщить получателю, что они получили предыдущее сообщение с информацией, документами или другими материалами, ранее достигнутыми договоренностями, намерениями и т.д.

Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, однако само действие может быть предпринято или не предпринято.

Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Такие письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что включено в посылку, зачем, и что (при необходимости) должен делать получатель.

Сопроводительные письма, как правило, довольно короткие и лаконичные.

Приветственное письмо. Welcome Letter.

Часто отправляются в виде рассылки автоматически после регистрации на сайте или сервисе. В любом случае это тоже разновидность делового письма.

Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Резюме (CV) само по себе уже является формальным бизнес-документом. Сопроводительное письмо его дополняет, и у него тоже есть правила написания.

Заявление об увольнении. Letter of Resignation.

Когда работник планирует закончить свою работу, письмо об отставке обычно направляется его непосредственному менеджеру, уведомляя его о последнем дне работы.

Зачастую сотрудник также подробно объясняет причину ухода из компании.

Разновидности писем в английском языке

Для начала разберемся в типах английской корреспонденции. В общих чертах можно сказать, что все письма делятся на два типа:

• Личные (Personal letters);
• Деловые (Business letters).

К личной корреспонденции относятся различные записки, дружеские письма, любовные послания и т.п. Такой формат отношений не выдвигает строгих требований к структуре и содержанию письма. Стиль общения разговорный.

А вот деловую переписку отличают строгие правила оформления писем: повествование ведется в формальном тоне и с четким соблюдением структурных рамок. Содержание делового английского письма во многом определяется жанровой тематикой. Различают следующие виды бизнес-писем:

• Жалоба (Complaint letter);
• Поздравление (Congratulation letter);
• Запрос (Enquiry letter);
• Отказ (Refusal);
• Заявление (Application);
• Извинение (Apology letter);
• Предложение (Commercial Offer);
• Благодарность (Thank you letter);
• Ответ (Reply);
• Уведомление (Acceptance).

Для каждого типа делового письма характерны свои речевые клише, которые приведены в отдельном материале. С ними вы легко и быстро напишите деловое послание, даже если раньше никогда этого не делали. Тем более что в указанной статье на каждый жанр приведены образцы писем с переводом.

Сейчас же мы больше остановимся на личном письме, как обобщенном образце английской корреспонденции. Далее подробно разберем как писать письмо на английском, приведем стандартные фразы и примеры писем. С помощью изложенной в статье информации вы сможете сделать план написания письма на английском языке и, воспользовавшись им, легко составить свое личное послание.

Структура письма на английском языке

В неформальном письме нет очень строгих правил по оформлению — всё-таки переписка ведется между знакомыми людьми и официальщина тут ни к чему

Но есть несколько важных аспектов, на которые стоит обратить свое внимание при написании личных писем. Некоторыми из правил можно пренебречь, но если вы хотите, чтобы письмо выглядело более опрятным и грамотным, стоит воспользоваться так называемыми шаблонами, в которых письмо поделено на несколько смысловых частей

С ними мы и познакомим вас далее.

“Шапка” письма на английском языке

“Шапкой” личного письма называется адрес отправителя и дата отправления. Такое название этот блок получил из-за того, что располагается эта информация справа вверху страницы над всем остальным текстом. Последовательность данных следующая:

Пример:

46 Riverview ParkNew York 542210USA15th February, 2008

Дату письма можно указывать различными способами:

15 February, 2008February 15th, 2008February 15, 2008.

Обращение в личном письме

Само письмо следует начать с обращения. Его форма будет зависеть от того, насколько близки вы с получателем письма. Пишется обращение (или greeting) с новой строки слева, а после него должна стоять запятая.

Самым популярным является обращение, начинающееся со слова Dear (дорогой). Ниже представлены некоторые из вариантов написания обращений с этим словом:

Dear Sam (обращаясь к друзьям, родственникам); 

Dear Sir (более официальное обращение, которое может быть использовано для письма к начальству); 

Dear Mr. Adams (тоже официальное обращению, но уже к человеку, которым вам малознаком или незнаком вообще).

Есть несколько нюансов, за которыми нужно следить при написании обращений. Например, если получателей двое, необходимо указать в обращении оба имени. А если вы не знаете, замужем женщина или нет, то вместо Miss и Mrs пишите Ms.

Важно: сокращения Mr., Ms., Mrs. и Dr

никогда не пишутся в обращениях полностью! И, наоборот, есть слова, сокращения которых не допустимы. К ним относятся Professor, Captain, Senator и другие.

Помимо перечисленных вариантов написания обращения (или salutation), есть ещё несколько допустимых формулировок:

My dear SamDearestMy darlingHi/Hello, my dear Sam.

Основной текст (тело) письма на английском языке

В основной части письма также есть определенные правила и структура, благодаря которой текст делится на несколько смысловых частей, каждая из которых отвечает за что-то свое.

Первый абзац

В нем содержится так называемое opening sentence — вводное предложение или вступление. Обычно в нем ссылаются на прошлое письмо, благодарят за него, рассказывают, почему так долго не писали или просто радуются тому, что у собеседника все в порядке.

Второй абзац

Это начало основного сообщения письма. Здесь необходимо будет ответить на все вопросы, возникшие у вашего друга по переписке. Писать эту часть можно используя разговорные конструкции: сленг, восклицания и всяческие сокращения.

Пример:

You are asking me about… — Ты спрашивал меня о…

I’ll do my best to answer your questions. — Я постараюсь ответить на твои вопросы.

Третий и четвертый абзац

Часть, в которой необходимо рассказать о себе. Здесь вы можете повествовать о новостях из своей жизни, задавать собеседнику вопросы, пригласить на событие или выразить благодарность.

Пример:

I thought you might be interested to hear about/know that… — Я подумала, тебе могло бы быть интересно узнать, что…

Неге is some news about… — У меня есть новости о…

What have you been up to? — Что интересного у тебя произошло?

I was wondering if you’d like to come on holiday with us. — Мне интересно, хотел бы ты поехать с нами на каникулы.

I really appreciated all your help/advice. — Я действительно ценю твою помощь.

Пятый абзац

Это завершающее (заключительное) предложение — closing sentence. Здесь вы подытоживаете свое сообщение, желаете всего хорошего собеседнику, просите о помощи или совете. Можно передать кому-либо привет или выразить свою надежду на встречу в будущем.

Пример:I wonder if you could help me. — Мне интересно, смог бы ты мне помочь.

Write soon. — Напиши как можно скорее.

Give my love/regards to…/Say hello to… — Передавай привет…

See you soon. – До скорой встречи.

Иногда в заключении указывают причину, по которой вам необходимо прервать свой рассказ.

Пример:

Anyway, I must go and get on with my work. — В любом случае, я должен идти работать дальше.

Заключительная фраза

Классическое завершение любого письма — вежливая фраза (subscription). После нее обязательно ставится запятая.

Пример:

Love, — С любовью,

Best wishes, — С наилучшими пожеланиями,

Yours, — Ваш/Ваша,

Take care, — Береги себя.

Подпись (signature) пишется на следующей строке сразу после заключительной фразы, без точки.

Общие правила написания делового письма

Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, существуют различия между европейским и североамериканским официальным письмом на английском языке).

Крайне необходимо создать хорошее первое впечатление в самом начале вашего письма. Используйте подходящее приветствие.

При необходимости, если формальное письмо не в электронном виде, указывайте адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу. И затем начинайте писать текст.

Обязательно убедитесь, что имя и фамилия человека написаны правильно. Используйте «Dear Sir/Madam», если вы не знаете кому адресуется письмо.

В этом случае советуем прочесть нашу статью о формах обращения в английском языке.

А вот примеры вступительных фраз в деловом письме (для использования ссылок на предыдущую корреспонденцию; для указания того, как вы узнали о получателе; сообщении причины написания письма и т.д.):

Бизнес-письма, как правило, всегда носят формальный характер, и тон письма всегда всегда должен быть вежливым.

В письмах-запросах всегда используются модальные глаголы, чтобы запрос был максимально вежливым.

Например, некорректно писать: «I want you to come to our office on Wednesday». Вместо этого стоит написать: «Would you be able to come to our office on Wednesday?»

Письма-жалобы должны быть также вежливыми и не слишком эмоциональными.

Например, если была несвоевременная доставка и она задержала строки производства, то корректно будет написать: «The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.»Если вы сообщаете плохие новости или приносите извинения, нужно очень вежливо и тактично указать причины проблемы.

Можно использовать выражения: «I regret to inform you», «Unfortunately» или «I’m afraid that».

Указывайте свою цель.

Цель своего обращения на английском в деловом письме нужно указать в первом абзаце, а далее написать основную мысль.

Почти в каждом из следующих предложений в примере есть 3 схожих момента:

• Они поясняют главное, самую суть письма. Каждое отвечает на вопрос: «What is it?».
• Они лаконичны и не грубы.
• Они содержат положительные слова: «благодарю вас», «пожалуйста», «рад», «признателен», «благодарим», «поздравляю», «успешно», «одобрить» и т. д.:

Одни и те же понятия можно выразить разными словами. Это касается и русского языка. Например: давать — снабжать. Делать — осуществлять, производить и так далее. Такой деловой язык есть и в Business English.

Разговорный английский	Бизнес английский
Give	Provide
Get	Recieve
Come	Attend / Arrive
Help	Assist
Book (verb)	Reserve
Answer	Reply
Choose	Select
Tell	Explain
Make	Create
Do	Manage
Propose	Offer
Tell	Report
Learn	Study
Promise	Ensure
Set	Establish
Come in	Enter

Как закончить неофициальное письмо?

Конечно же после того, как мы всем поделились, обо всем рассказали, на все вопросы ответили, нужно логически закончить письмо, нельзя его просто оборвать. Для этого у нас также есть некоторые заготовочки, традиционные фразы.

Скажите, почему вы заканчиваете письмо:

• Unfortunately, I need to / have to go. – К сожалению, мне нужно / я должен идти.
• It’s time to finish. – Пора заканчивать.
• Anyway, I must go and get on with my work! – В любом случае, мне нужно идти и справляться с работой.

Передайте привет или скажите о следующей встрече/письме:

• Give my love / regards to… / Say hello to… – Передавай привет…
• Anyway, don’t forget to let me know the dates of the party. – В любом случае, не забудь сообщить мне о датах вечеринки.
• We must try and meet up soon. – Нужно постараться встретиться скоро.
• I can’t wait to hear from you. – Не могу дождаться вестей от тебя.
• Look forward to seeing you again. – С нетерпением жду встречи с тобой снова.
• Hope to hear from you soon. – Надеюсь, скоро услышимся.
• See you soon. – До скорой встречи

И в заключение не забываем о традиционном пожелании с новой строки

• Love,/Lots of love, – С любовью,
• All the best, – Всего наилучшего,
• Take care, – Береги себя,
• Best wishes, – С наилучшими пожеланиями.

Большая и дружная семья EnglishDom