В чем состоят должностные обязанности секретаря

Медицинский секретарь Обязанности и ответственность

Медицинский секретарь обычно выполняет следующую работу:

• Обрабатывать телефонные звонки и принимать сообщения
• Расписание встреч персонала, которые могут включать в себя резервирование конференц-залов и заказ еды
• Готовить и распространять счета, отчеты и заметки
• Запланируйте встречи и операции с пациентами, а также отправляйте напоминания и наблюдения о приеме по телефону или электронной почте.
• Обработка почты и факсов
• Обработка требований по выставлению счетов пациентам и медицинскому страхованию
• Выполнить управление базой данных и файловой системой

Врачи, медицинский персонал и пациенты полагаются на медицинских секретарей для обеспечения бесперебойной работы офиса. Помимо выполнения административных и вспомогательных функций, они должны знать медицинскую терминологию и знать различные медицинские процедуры и методы ведения бизнеса.

Медицинский секретарь должен обладать хорошими компьютерными навыками, чтобы точно и эффективно обрабатывать информацию о пациенте, включая платежи и страховые требования, управлять базой данных офиса и записями пациентов, а также управлять расписанием врача. Они также должны уметь писать и готовить отчеты, а также транскрибировать и печатать медицинские отчеты.

Продолжительность рабочего дня

Длительность рабочего дня секретаря напрямую зависит от общего распорядка компании. Нередко случается, что помощник руководителя продолжает вести дела даже будучи дома.

В таком случае сотрудник может смело требовать компенсацию за сверхурочную работу.

Обычно, день секретаря проходит так:

1. Приход на работу и проверка обстановки и работы оргтехники до прихода начальника.
2. Просмотр намеченного дневного плана и выбор соответствующих дел.
3. Проверка и обработка корреспонденции.
4. Согласование планов с руководителем и внести необходимые правки.
5. Прием звонков и посетителей, обработка текущей документации.
6. Подготовка помещений и материалов для докладов и встреч.
7. Разработка плана на следующий рабочий день.
8. Доклад руководству о проделанной работе.
9. В конце дня происходит пересмотр и делегация дел на следующий день.
10. Приведение дел и рабочего места в порядок, проверка безопасности помещения.

Иерархия

• Секретарь-ресепшионист – принимает посетителей, отвечает на звонки, записывает и согласовывает встречи.
• Секретарь-референт – работает с документацией и служит помощником одного или нескольких руководителей. Чаще всего имеет ненормированный рабочий график.
• Секретарь делопроизводитель – отвечает за порядок в офисе, графики встреч руководства, сохранность и правильное заполнение документации, архивацию, и общее состояние офиса.

Секретарь подчиняется тому, кто его нанял или высшему руководству других отделов, работа которых тесно связанна.

Секретарь может давать поручения курьерам и другим секретарям.

Требования к образованию

Секретарь должен выполнять следующие обязанности:

• Работа с посетителями, телефонными звонками, корпоративной почтой;
• ведение внутренней документации компании;
• организация рабочего дня руководителя;
• решение хозяйственных вопросов (заказ канцтоваров);
• оказание мелких услуг сотрудникам (бронирование билетов, гостиниц и т. д.).

Образование у специалиста данного профиля может быть средним, но среди руководителей крупных компаний востребованы специалисты с высшим образованием. Обучение секретарей проводится на специальных курсах, но освоить данную профессию и найти достойную работу могут те, кто получил гуманитарное или торговое образование.

Университет «Синергия» предлагает желающим работать в данной сфере деятельности следующие специальности: менеджмент, перевод и переводоведение, банковское дело, государственное и муниципальное управление. Они дают возможность получить базовые знания и навыки, необходимые для работы секретарем — работа на ПК, делопроизводство, организационная психология.

УЙТИ НЕЛЬЗЯ ОСТАТЬСЯ

Однажды я перестала любить мужчину и захотела с ним расстаться. Он никак не мог в это поверить, потому что в то же самое время я стала бесконечно заботливой: готовила ему любимую еду, записывала к врачам, гладила рубашки, организовывала совместные отпуска и досуг, выслушивала жалобы, давала советы, гладила по голове. Я обманула его точно так же, как тот парень обманул мою подругу. Мне невозможно было находиться рядом с нелюбимым мужчиной. И я «ушла». То есть тело присутствовало и выполняло различные функции, но меня рядом больше не было.

Как так вышло? Да очень просто. На тот момент я восемь лет работала помощником руководителя. Я заботилась, опекала, лелеяла и берегла трех очень разных, очень сложных, очень властных мужчин с отвратительными характерами и ужасными привычками.

Это невозможно пережить без вреда для здоровья. Но можно воспользоваться той самой психологической защитой, которая называется «уход».

Все необходимые для того, чтобы быть идеальным помощником, функции я стала выполнять, «не приходя в сознание». На первый взгляд, это крайне сложно. Но, на самом деле, по-­настоящему голову, психику, тело нужно включать, когда меняешь что-­то в своей жизни.

Куда легче войти в фоновый режим, где «на автомате» выполняешь изо дня в день одни и те же действия. В этих действиях ни разум, ни воля не ­участвуют. Это как режим автопилота в самолете. Даже тело может работать в режиме экономии.

Я могла болеть, чуть ли не умирать, но оказалось, что для того, чтобы организовать всё необходимое своим начальникам, мне не нужно даже вставать с дивана. Ну как всё – почти.

Однажды я отлучилась на пятнадцать минут, не предупредив начальника. Вместо меня на эти же пятнадцать минут в приемной осталась секретарь­-заместитель.

Ну не любил мой босс оставаться в одиночестве даже на три минуты. Вернувшись, я обнаружила в приемной зареванную коллегу, а в кабинете – красного, как рак, начальника. Коллега в ответ на мои вопросы могла только всхлипывать и размахивать руками, а шеф, набрав в грудь побольше воздуха, заорал, что меня уже «искали с собаками» и «сбились с ног».

На мой вопрос о том, что же случилось, он неожиданно спокойно ответил: «Я чаю хотел». Тут уже настала моя очередь набирать воздух и размахивать руками на предмет: «Ну вот же есть специально обученный человек, почему нельзя ее попросить?»

Тогда я еще не понимала природу этого феномена. Такие «концерты» казались мне совершенным абсурдом. Подруга моя смеялась: «Он просто думает, что у тебя в одной груди кофе, а в другой чай, и, если ты уходишь, ему грозит смерть от обезвоживания. А ведь горло у него пересохнет, и он даже не сможет позвать на помощь». Она была очень близка к истине в тот момент.

Когда кто-­то делает всё, что тебе нужно, и так, как тебе нужно, это вызывает зависимость.

Кажется, что повторить уже никто не сможет. Никто не сможет заменить. И уж точно никто не сможет сделать лучше. Потому что не нужно лучше, нужно именно вот так. Поэтому можно часто видеть, как руководитель кричит на помощника, топает ногами и всячески высказывает недовольство, но не только не увольняет, но и регулярно повышает зарплату и платит премии. И супружес­кие пары, вызывающие у сторонних наблюдателей глубокое недоумение, тоже годами живут счастливо именно поэтому.

Секрет в том, что это не результат слаженной работы с одним руководителем. Это именно деформация.

Со временем помощник руководителя приобретает свойство сходу понимать, что и как нужно делать практически с любым человеком, который встречается на пути. Наверное поэтому найти хорошего помощника сложнее, чем руководителя, с которым можно комфортно работать. Мы умеем приспосаб­ливаться, они – нет.

Не так давно мой босс вызвал меня к себе и сказал: «Я не могу выбрать, какой коттедж забронировать». Через три минуты коттедж был выбран: большей площадью, с более удобным расположением, за меньшие деньги (в более низкую цену не входили стоимость уборки, белья, полотенец, размещения детей). На обратном пути я удивилась: «Почему он позвал меня? Почему не позвонил супруге или другу, с которым они вместе едут отдыхать?» Да потому что он умный парень и отлично умеет оптимизировать процессы. Чтобы провести детальный анализ, мне не нужно выходить из «транса». Эти действия доведены до автоматизма. Я знаю, на какие цифры смотреть, где искать информацию, обозначенную звездочками, быстро считаю в уме. Человек, который разбирается в вопросе, может помочь сэкономить не только деньги, но и время. А также избавить от мук выбора.

Образование, обучение и сертификация

Медицинские секретари не требуют ученых степеней, однако, исполнительные медицинские секретари требуют степени бакалавра. Дополнительные курсовые работы и сертификаты также помогают в выполнении этой работы:

• Диплом средней школы или эквивалент: Необходимые.
• Степень бакалавра: Требуется для ответственных медицинских секретарей.
• Сертификация: Сертифицированный специалист по административным вопросам (CAP) и специальность «Организационный менеджмент» (OM) являются добровольными. Международная Ассоциация Административных Профессионалов (IAAP) предлагает эти сертификаты тем, у кого есть опыт и кто сдает письменный экзамен. Многие колледжи и профессиональные училища предлагают образовательные программы, предназначенные для подготовки вас к тестированию. Курсы могут охватывать обработку текста, клавиатуру, управление офисом и компьютерные системы.

Эта должность требует базовых навыков работы в офисе и знаний медицинской терминологии и процедур больницы, клиники или лаборатории. Это может быть получено путем обучения в классе или обучения на рабочем месте. Общественные колледжи и профессионально-технические училища, и даже некоторые средние школы предлагают программы формального обучения.

I. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению .

1.4. Секретарь должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;

— положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

— устав предприятия;

— организацию делопроизводства;

— методы оформления и обработки документов;

— архивное дело;

— машинопись;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права и законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю .

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. .

Востребованность профессии

Секретарь — одна из ключевых офисных позиций. Это универсальный специалист, востребованный в коммерческой сфере, области оказания социальных, государственных услуг. Администратор, специалист в области секретарского дела есть во многих компаниях, даже если они не очень большие. Поэтому востребованность в сфере высока.

В особенности нужны специалисты, обладающие смежными навыками и способные, при необходимости замещать или выполнять обязанности других работников. Поэтому секретарь должен постоянно работать над повышением квалификации, освоением новых компетенций.

Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата

Профессия секретаря не относится к категории высокооплачиваемых. При всем обилии обязанностей работодатели в Москве могут предложить порядка 40 тысяч рублей, в провинции зарплата секретаря ещё ниже – порядка 25 тысяч рублей.

Однако, если речь идет о помощнике руководителя, там зарплаты уже повыше – до 60 тысяч рублей. Правда, при этом от помощника может потребоваться самый разный набор умений – от навыков переводчика до участия в разработке проектов. Все зависит от конкретных договоренностей при трудоустройстве. Но даже в этом случае никто не может гарантировать, что помощник руководителя не будет заниматься несвойственной для себя работой.

Организация совещаний и деловых встреч

При планировании коллективной встречи секретарь подготавливает всю необходимую информацию для каждого участника. Он распечатывает графики, буклеты, статистику и пр. материалы.

В помещении, где будет проводиться совещание, предварительно проводится уборка. Для этого привлекается соответствующий персонал. Секретарь не обязан самостоятельно убирать, но он контролирует процесс клининга.

Для всех участников готовятся рабочие места. На тот случай, если на встрече будет больше людей, чем планировалось, секретарь подготавливает дополнительный пакет документов. Также устанавливается несколько резервных рабочих мест.

На момент встречи секретарь встречает посетителей у входа. После приветствия он указывает участнику совещания на отведенное ему место.

Материалы, которые потребуются в процессе деловой встречи, раздаются каждому индивидуально. Все участники совещания обеспечиваются канцелярскими принадлежностями (ручками, карандашами, блокнотами для заметок).

Во время деловой встречи всем гостям или деловым партнерам предоставляются питьевая вода и легкие закуски.

Секретарь должен уметь подать чай для гостей.

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

1. Общие положения

1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
   • среднее образование;
   • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
   • законченные профильные курсы;
   • опыт работы не требуется.
5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
   • процесс документооборота в организации;
   • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
   • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
   • система электронных баз документов организации;
   • правила оформления соответствующей документации;
   • требования к хранению документов и их сохранности;
   • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
   • правила грамматики и орфографии;
   • принципы делового общения;
   • правила архивирования документации;
   • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
   • нормы ведения деловой переписки;
   • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
   • правовыми нормами и действующим законодательством;
   • положениями этой инструкции;
   • документами организации.

2. Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций

1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
4. Ведение электронной базы документов.
5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
7. Участие в описи документов.
8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

3. Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

4. Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Специфика делопроизводителя

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, должностные обязанности секретаря-делопроизводителя. В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей. В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:

1. Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
2. Правильное ведение внутренней документации.
3. Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.

Правильный образец резюме секретаря

Подольская Ирина

Желаемая должность: Секретарь

Желаемый уровень дохода: 30 тыс. рублей

Дата рождения: 11.02.1986 Проживание: г. Санкт-Петербург, м. «Московская» Не готова к командировкам.

Ключевые знания и навыки:

• Делопроизводство, электронный документооборот;
• Знание норм и правил оформления различных типов документов;
• Ведение деловой перепиской;
• Владение оргтехникой, мини-АТС;
• Ответственность, внимательность, стрессоустойчивость;
• Умение находить общий язык с разными людьми.

Достижения:

• Внедрила систему обработки входящей корреспонденции, что помогло сократить время на взаимодействие с каждым документом в среднем на 30%;
• Оптимизировала электронный документооборот в офисе.

Опыт работы:

11.2013–04.2015 Офис-менеджер

ООО «Бизнес-дизайн», г. Санкт-Петербург

Сфера деятельности компании: создание и продвижение сайтов

• Делопроизводство, электронный документооборот;
• Работа с корреспонденцией и входящими звонками;
• Организация совещаний, оповещение участников;
• Поддержание порядка и бесперебойной работы офиса.

08.2012–08.2013 Секретарь

ООО «Метрополис», г. Санкт-Петербург

Сфера деятельности компании: риэлторские услуги

• Делопроизводство, ведение деловой переписки;
• Прием посетителей, заказ пропусков;
• Работа с корреспонденцией;
• Планирование рабочего дня руководителя;
• Информирование сотрудников о событиях и распоряжениях.

11.2009–05.2012 Секретарь-референт

ООО «Профиль», г. Санкт-Петербург

Сфера деятельности компании: изготовление и установка пластиковых окон

• Получение и отправка корреспонденции;
• Прием и распределение входящих телефонных звонков.

Образование:

2014 Учебный , г. Санкт-Петербург – курс «Офис-менеджер», диплом о повышении квалификации

2009 Санкт-Петербургский университет профсоюзов, г. Санкт-Петербург

Факультет культуры, специальность «Социальная работа», диплом о высшем образовании

Дополнительная информация:

Иностранные языки: английский язык – Intermediate.

Знание ПК: уверенный пользователь (MS Office, СЭД), владение оргтехникой, мини-АТС.

Рекомендации предоставляются по запросу.

Профессиональные и личные качества

Профессия требует от специалиста развитых качеств в области межличностной коммуникации и культуры общения. Это вежливость, доброжелательность в разговоре, дипломатичность, тактичность и умение урегулировать конфликты в разных областях.

Секретарь должен также быть аккуратным до педантичности, внимательным к деталям, исполнительным и ответственным. Важные умения — эффективное планирование своего времени, организация рабочего места. Среди обязательных личных качеств — ответственное отношение к корпоративной тайне, конфиденциальности информации и хорошая память.

Необходимые для позиции профессиональные знания и навыки:

• понимание принципов делопроизводства и организации корпоративного документооборота;
• владение офисным программным обеспечением (MS Office и аналоги);
• ПО для коммуникации — e-mail, мессенджеры, системы управления проектами, приложения для видеоконференций и т.д.;
• знание правил деловой переписки и принципов корпоративной этики — общих и используемых в организации;
• умение работать с различной оргтехникой;
• тайм-менеджмент и техники планирования.

Отрицательные и положительные стороны профессии

Как ни странно, но профессия секретаря считается опасной. Именно эти работники офиса чаще всего страдают от ожогов кофейными аппаратами. Секретари чаще всех в офисе сталкиваются с сексуальными домогательствами.

К минусам также можно отнести постоянную необходимость находиться на виду у руководства и всего коллектива. Поэтому всегда надо выглядеть на все 100 %. После освоения всех навыков работа покажется рутинной и однотипной, без перспективы самореализоваться.

С другой стороны, именно секретарши чаще всего находят свое семейное счастье со своими шефами. Зинаида Райх до брака с Есениным была его секретарем. Такая же ситуация и у Била Гейтса: его бывшая секретарша стала супругой.

Профессия секретаря позволяет работать в комфортных условиях и даже учиться. Никакой физической нагрузки. На должности можно наладить нужные связи и приобрести навыки, которые позволят устроиться уже специалистом или даже руководителем.

Мой столик выглядел ужасно: обклеила его кусочками дисков и залила смолой (фото)

Обаятельные и тонкие натуры: популярные россиянки, рожденные под знаком Рака

Соседка обновила свою старую кухню за копейки. Результат превзошел все ожидания

Как получить работу

ПРИМЕНЯТЬ

iHireMedicalSecretaries.com перечисляет рабочие места специально для медицинских секретарей. Другие популярные сайты вакансий, которые публикуют эти должности, включают в себя, действительно, CareerBuilder и Idealist.org.

INTERN

Также исследуйте свое сообщество для медицинских учреждений, таких как больницы, общественные поликлиники, стоматологические клиники, амбулаторные хирургические центры, вспомогательные жилые помещения, дома престарелых, частные кабинеты врачей и психиатрические клиники. Позвоните или посетите учреждения и спросите, нужна ли им помощь.

Добровольцы

Пообщайтесь с другими в профессии, чтобы узнать, могут ли они использовать стажера или волонтера. Кроме того, посетите общественные центры карьеры колледжа, чтобы спросить о возможностях карьерного роста.

История

Профессия «секретарь» появилась очень давно. Самыми первые услугами делопроизводителя стали пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей человека было:

• Давать советы хозяину.
• Держать в секрете все, что ему известно.

Позже жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря .

Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.

Требования к первому российскому делопроизводителю:

• Дворянин из знатного рода.
• Мужчина.

• Высокообразованный.

• Способность давать советы по любому жизненному вопросу.

Екатерина II более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила критерии выбора служащего этой профессии:

• Секретарь должен быть не один, а несколько.
• Наглость, изворотливость – главные требования к обладателю этой профессии.

После ухода перьев и чернил в лету, появилась пишущая машинка. Секретарская профессия усовершенствовалась. Теперь ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари – большая редкость.